Präsentationsleitfaden — Modul OMS Kataloge, Kundenportal, Kundenaufträge und automatische Bewegungsbelege
Alles, was man verstehen und zeigen muss, einfach erklärt, mit echten Beispielen aus der Demo-Datenbank (25 Portalkonten, Lager [ALIMENTATION] - P2, Artikel [ALIM]). Die Demo-Datenbank enthält derzeit weder einen Katalog noch einen Kundenauftrag: Dieser Leitfaden lässt dich beides live anlegen — die beste Demonstration, die es gibt.
Erstellt am 05.09.2026 · Demo-Umgebung: https://app.gse-web.online → Organisation demo → Konto demo@gse-web.online · Passwort gse-web.online (öffentliche Zugangsdaten, dieselben wie auf der Seite „Demo-Zugang“ der Website)
📢 Dieser Leitfaden darf frei verwendet werden
Sie bereiten eine interne Präsentation des Moduls für Ihre Teams vor? Bedienen Sie sich: Der Demo-Ablauf, die durchgerechneten Beispiele und die Antworten auf häufige Fragen in diesem Leitfaden stehen Ihnen ohne Einschränkung zur Verfügung. Die Demo-Umgebung (Konto demo@gse-web.online, Passwort gse-web.online) ist öffentlich — Sie können dort jedes Beispiel nachspielen.
1Das OMS in 2 Minuten
OMS = Order Management System, die Verwaltung der Kundenaufträge. In GSE-Web: Ihre Kunden sehen einen Katalog, den Sie für sie ausgewählt haben, bestellen über ein Portal, und jeder freigegebene Auftrag wird zu einem Bewegungsbeleg im WMS — in derselben Schreiboperation, ohne Abtippen. Der Lagermitarbeiter kommissioniert, der Kunde verfolgt den Fortschritt unter „Meine Aufträge“.
Die einfache Analogie
Ein Online-Shop, der direkt an Ihr Lager angeschlossen ist. Der Kunde füllt seinen Warenkorb; an der Kasse (der Freigabe) kommt sofort der Kommissionierschein auf der Lagerseite heraus. Und wenn beim Kunden ein Vorgesetzter die Einkäufe abzeichnen muss, wartet der Schein auf seine Unterschrift — per E-Mail, mit einem Stellvertreter, falls er abwesend ist.
❌ Vorher (ohne OMS)
Der Auftrag kommt per Telefon oder E-Mail; jemand tippt ihn in einen Bewegungsbeleg ab, manchmal erst am nächsten Tag.
Der Kunde sieht Ihren gesamten Katalog, auch das, was nicht für ihn bestimmt ist — oder gar nichts.
Der angewandte Preis hängt davon ab, wer den Auftrag aufgenommen hat; der Fehlbestand fällt erst beim Kommissionieren auf.
Der Kunde ruft zurück, um zu erfahren, wo seine Lieferung bleibt.
✅ Nachher (mit OMS)
Ein Katalog = ein Lager = eine Baustelle: Der Kunde sieht nur den Bestand, der ihn betrifft, öffentlich oder nach Anmeldung.
Der Preis wird vom Server in fester Reihenfolge ermittelt: Kundenpreis, sonst Verkaufspreis, sonst null — nie erfunden, nie vom Kunden eingegeben.
Die Freigabe erzeugt den Bewegungsbeleg in derselben Transaktion: Einen freigegebenen Auftrag ohne Beleg gibt es nicht.
Der Kunde verfolgt Position für Position, was kommissioniert ist und was fehlt; ein Restauftrag wird ihm angekündigt.
Wo finde ich es in der Anwendung?
Im Seitenmenü bündelt ein eigener Abschnitt OMS 3 Einträge:
Auf Kundenseite ist das Portal ein eigener Bereich: der öffentliche Link eines Katalogs, eine Kunden-Anmeldeseite, der Katalog, Mein Warenkorb, Meine Aufträge, „Mein Konto“. Auf WMS-Seite kennzeichnet die Spalte „OMS“ der Belegverwaltung die Belege, die aus einem Kundenauftrag entstanden sind. Der Abschnittstitel trägt einen orangen Marker mit der Zahl der Aufträge, die auf Freigabe warten.
Der Abschnitt erscheint nur, wenn der Benutzer mindestens eine der Berechtigungen OMS_ORDERS („Kundenaufträge freigeben, löschen“), OMS_ACCOUNTS („Benutzer des Kundenportals anlegen/bearbeiten“) oder OMS_CATALOG („Kataloge anlegen/bearbeiten“) besitzt. Portalkonten ihrerseits tragen keine interne Berechtigung: Es sind getrennte Identitäten ohne Zugang zur Verwaltungsanwendung.
Verfügbarkeit: optionales Modul der v3, aktiviert für Ihre Organisation; es stützt sich auf die Module Projekte, Kunden und Bewegungsbelege. Portalkonten verbrauchen keine Benutzerplätze.
2Glossar für Einsteiger
Die Begriffe in der Reihenfolge, in der du ihnen begegnest, jeweils mit der Demo-Datenbank illustriert (erhoben am 05.09.2026 — die Datenbank ist geteilt, ein anderer Besucher kann sie verändert haben).
Portalkonto (Kunde)
Die Identität, mit der sich ein Kunde am Portal anmeldet. Sie ist getrennt von den Benutzern der Anwendung: keine internen Berechtigungen, kein verbrauchter Platz, immer einem Kundenstammsatz zugeordnet. Das Passwort wird bei der Anlage erzeugt und einmal angezeigt (vom Administrator zurücksetzbar).
25 Konten: Nicolas AUBERT, Antoine BERNARD, Elodie BONNET, Julie CLEMENT… (Testadressen bei @yopmail.com).
Zugeordneter Kundenstammsatz
Der Kundenstammsatz, der auf den Bewegungsbelegen erscheint (Menü Kunden). Wird ein Portalkonto ohne bestehenden Kunden angelegt, erzeugt die Anwendung den Kundenstammsatz aus der eingegebenen Firma — er wird als „technisch“ markiert und aus der Kundenliste ausgeblendet, bleibt aber überall erkennbar, wo er gefunden werden muss.
25 ausgeblendete technische Kundenstammsätze (einer pro Portalkonto) neben den 11 „sichtbaren“ Kunden: Le Haras de Jardy, Mairie de l'Etang-La-Ville, DEMIR KEBAB…
Jedes Konto kann einen Verantwortlichen benennen, der seine Aufträge freigibt, und einen Stellvertreter. Ein als „abwesend“ markiertes Konto übergibt an seinen Stellvertreter. Ohne Verantwortlichen und ohne Direktfreigabe wird der Auftrag bei der Einreichung abgelehnt — nie stillschweigend blockiert.
Die 25 Demo-Konten haben weder Verantwortlichen noch Direktfreigabe: vor der Demo zu konfigurieren (siehe §9).
Direktfreigabe
Kontooption: Der Auftrag wird sofort bei der Einreichung freigegeben, der Bewegungsbeleg sofort erzeugt. Das ist der Modus „Vertrauenskunde“.
Für die Demo bei Nicolas AUBERT aktivieren.
Katalog (öffentlich oder intern)
Ein Schaufenster, adressiert über einen Slug (das Ende der URL), an ein Pflichtlager gebunden — aus dem sich die Baustelle ergibt —, mit der Sichtbarkeit Öffentlich (offener Link) oder Intern (Anmeldung erforderlich), Preisanzeige ja oder nein und einer optionalen Artikelliste.
Kein Katalog in der Datenbank: Lege während der Demo alimentation auf dem Lager [ALIMENTATION] - P2 an.
Sichtbarkeitsbereich
Die Artikel, die ein Katalog zeigt: die mit einer Bestandszeile (auch bei null) in den Lagern der Baustelle des Katalogs, eingeschränkt durch die Liste des Katalogs und dann durch die erlaubte Liste des Kunden, sofern vorhanden. Ein Set ist nur sichtbar, wenn alle seine Bestandteile es sind.
Das Lager [ALIMENTATION] - P2 führt rund sechzig [ALIM]-Artikel: Coca-Cola, Nutella, Badoit, 1664, Thé Vert…
Kundenpreis
Ein Preis pro Kunde, Artikel und Zeitraum: Alle Portalkonten desselben Kunden teilen ihn. Ein neuer Preis schließt den vorherigen ab.
Hinterlege einen Kundenpreis für Coca-Cola 33cl (24er-Pack) beim Kunden von Nicolas AUBERT.
Preisquelle
Jede Auftragsposition merkt sich, woher ihr Preis stammt: customer_price (Kundenpreis), list_price (Verkaufspreis des Katalogs), default_zero (kein bekannter Preis → 0, so angezeigt). Im Portal gibt es keinen manuell eingegebenen Preis.
Drei Artikel im selben Warenkorb, drei mögliche Quellen.
Kundenauftrag — CMD-JJJJ-NNNNN
Der über das Portal eingereichte (oder von einem Verwalter erfasste) Auftrag. Nummer aus einer atomaren Sequenz pro Organisation und Jahr, Positionen mit eingefrorenem Preis, Kommentar, Wunschliefertermin, Projekt.
Der erste Auftrag der Demo wird CMD-2026-00001 sein.
Die Status eines Auftrags
Entwurf → Freigabe ausstehend → Freigegeben → Bearbeitet; oder Abgelehnt (Begründung) / Storniert. Die Zustandsmaschine ist fest: Ein freigegebener Auftrag wird nie wieder „ausstehend“.
Auf Verwaltungsseite fasst der Filter „Freizugeben“ die ausstehenden Aufträge zusammen.
Freigabe-Token
Der per E-Mail an den Verantwortlichen gesendete Link, 7 Tage gültig: Er öffnet eine Seite zum Freigeben oder Ablehnen (mit Begründung) ohne Anmeldung. Nach Ablauf erfolgt die Freigabe aus dem Verwaltungsbereich.
Die Mail geht an den Verantwortlichen des Kontos; ist er „abwesend“, an den Stellvertreter.
Automatischer Bewegungsbeleg
Bei der Freigabe wird ein Ausgangsbeleg in derselben Transaktion wie der Statuswechsel erzeugt, auf Projekt und Lager des Katalogs, im Namen des Kunden. Das Löschen des Auftrags storniert den verknüpften Beleg.
Sichtbar unter WMS → Belegverwaltung, Spalte „OMS“.
Kommissionierverfolgung
Unter „Meine Aufträge“ sieht der Kunde den Status des Belegs (Zu bearbeiten, In Bearbeitung, Teilweise kommissioniert, Geliefert…), die kommissionierte und offene Menge pro Position sowie ein Banner „Restauftrag“, wenn eine Teilkommissionierung einen Beleg -R1 erzeugt hat.
Zu zeigen, nachdem der Demo-Beleg teilweise kommissioniert wurde.
Chargenrückverfolgung im Portal
Für einen angemeldeten Kunden zeigt jede Bestandszeile mit Charge — wenn die Chargen-Qualitätskontrolle in der Organisation aktiv ist — Chargennummer, Status, MHD, Lager und Lagerplatz. Nie für einen anonymen Besucher.
Die [ALIM]-Artikel tragen Chargen mit MHD (Coca-Cola: 3 Chargen).
Liegengebliebene Freigaben
Eine geplante Aufgabe mahnt Freigaben an, die sich hinziehen: Ein Auftrag wartet nicht endlos darauf, dass ein Verantwortlicher seine Mail öffnet.
In der Demo nicht relevant, aber erwähnenswert.
3Wie die Daten zusammenhängen
Die Kette reicht von der Baustelle bis zum Bewegungsbeleg. Der Katalog ist das Scharnier: Er legt das Lager fest, damit die Baustelle, damit das, was der Kunde sieht und wo sein Auftrag kommissioniert wird.
🏗️ Baustelle (Projekt)P20 — abgeleitet vom Lager des Katalogs; seine Lager definieren den Bereich der sichtbaren Artikel. Verwaltet der Kunde keine Projekte, erzeugt der Katalogbildschirm automatisch eines für das gewählte Lager (Schaltfläche „Projekt automatisch erzeugen“, Nummer P-OMS-<Lagername>), mit einem Klick zugeordnet
🏬 Lager des KatalogsLager [ALIMENTATION] - P2 — Ziel der Aufträge, Bestand für die Verfügbarkeiten gelesen
🧾 Auftrag CMD-2026-00001 → BewegungsbelegPositionen mit eingefrorenem Preis und Quelle; bei der Freigabe ein Ausgangsbeleg auf P20 / [ALIMENTATION] - P2
Und rund um diesen Baum 5 Satelliten
Kundenpreise — pro Kunde, Artikel und Zeitraum; von allen Konten des Kunden geteilt.
Freigabe-Tokens und -E-Mails — Anfrage an den Verantwortlichen, Bestätigung an den Kunden, begründete Ablehnung; Mahnung liegengebliebener Aufträge.
Bewegungsbelege, Reservierungen und Restaufträge — getragen vom Modul Bewegungsbelege des WMS; dort bewegt sich der Bestand.
Verfügbarkeiten — das Portal liest den verfügbaren Bestand (physisch − reserviert) des Kataloglagers.
Veröffentlichte Chargen — für den angemeldeten Kunden, wenn die Chargen-Qualitätskontrolle aktiv ist.
Der Merksatz
Katalog → Lager → Baustelle: Reicht ein Kunde seinen Auftrag ein, erzeugt GSE-Web den Bewegungsbeleg im WMS, der Baustelle des Lagers zugeordnet — ohne dass jemand etwas abtippt.
4Rundgang Bildschirm für Bildschirm
In didaktischer Reihenfolge: zuerst die Konfiguration (Kataloge, Kunden), dann das Portal, wie der Kunde es sieht, dann die Auftragsverwaltung und der Beleg auf WMS-Seite.
4.1 — „OMS: Katalogverwaltung“ (hier anfangen: das ist die Konfiguration)
Wozu: festlegen, was jeder Kunde sehen und bestellen darf, aus welchem Lager, mit oder ohne Preise, frei zugänglich oder nach Anmeldung.
Wie es funktioniert:
Neuer Katalog: ein Name und ein Slug (das Ende der öffentlichen URL), das Lager (Pflicht — die Baustelle wird daraus abgeleitet und schreibgeschützt angezeigt), die Sichtbarkeit Öffentlich (offener Link) oder Intern (Anmeldung erforderlich), die Preisanzeige, eine optionale Artikelauswahl (auf den Bestand des Lagers begrenzt) und der Schalter „Katalog aktiviert“.
Die Liste zeigt jeden Katalog mit seinem öffentlichen Link, seiner Artikelzahl und seinem Zustand aktiv / deaktiviert. Ein integrierter Erklärkasten („Was ist ein Katalog?“) fasst die Verknüpfung Katalog → Lager → Baustelle zusammen.
Derselbe Katalog kann mehreren Konten geöffnet werden; ein Konto kann auf mehrere Kataloge zugreifen.
Mit den Demo-Daten: kein Katalog. Lege alimentation auf dem Lager [ALIMENTATION] - P2 (Baustelle P20) an, öffentlich, Preise angezeigt: Rund sechzig [ALIM]-Artikel erscheinen auf einen Schlag.
4.2 — „Kundenverwaltung“ (wer bestellt, und wer Ja sagen muss)
Wozu: die Portalkonten anlegen und für jedes den Freigabeprozess und die zugänglichen Kataloge einstellen.
Wie es funktioniert:
Neuer Benutzer: Name, Vorname, E-Mail, Firma (der Kundenstammsatz wird bei Bedarf angelegt), Lieferadresse (Pflicht: Sie speist den Bewegungsbeleg), Verfügbarkeit „Anwesend (erhält E-Mails)“ / „Abwesend (nutzt Stellvertreter)“.
Freigabeprozess: ein Verantwortlicher, ein optionaler Stellvertreter — oder die Direktfreigabe.
Zugang: die zugänglichen Projekte, dann die zugehörigen Kataloge („Alle Kataloge“ erfordert „Alle Projekte“).
Bei der Anlage wird das erzeugte Passwort einmal angezeigt und per E-Mail versandt; Passwort zurücksetzen erzeugt ein neues. Ein Konto wird archiviert und wiederhergestellt, nicht gelöscht.
Zu erwähnende Feinheit gegen Fehler
Kein Konto ohne Kundenstammsatz: Kann er nicht angelegt werden, wird die Kontoanlage mit einer klaren Meldung abgebrochen. Das garantiert, dass jeder Auftrag einen identifizierbaren Kunden auf seinem Bewegungsbeleg hat.
Mit den Demo-Daten: 25 Konten, alle „anwesend“, ohne Verantwortlichen und ohne Direktfreigabe. Öffne Nicolas AUBERT, aktiviere die Direktfreigabe, gib ihm Zugang zum Projekt P20 und zum Katalog „alimentation“, setze sein Passwort zurück, um dich am Portal anmelden zu können.
4.3 — Das Portal aus Kundensicht (in einem zweiten Tab öffnen)
Wozu: den Kunden stöbern, bestellen und verfolgen lassen — ohne je Ihre Verwaltungsanwendung zu betreten.
Wie es funktioniert:
Anonym, über den öffentlichen Link eines öffentlichen Katalogs: die Artikel, die Verkaufspreise, wenn der Katalog sie anzeigt, nie ein Kundenpreis, nie eine Charge. Bei einem internen Katalog: „Anmeldung erforderlich“.
Angemeldet: der auf seine Zugänge beschränkte Katalog, die Verfügbarkeiten des Lagers, die ermittelten Preise (Kundenpreis zuerst), die Chargen, wenn die Qualitätskontrolle aktiv ist.
Meine Aufträge: Auftragsstatus, Status des Bewegungsbelegs, kommissionierte und offene Mengen pro Position, ggf. Banner „Restauftrag“.
Zu erwähnende Feinheit gegen Fehler
Ein Konto ohne Verantwortlichen und ohne Direktfreigabe kann nicht bestellen: Die Anwendung sagt es beim Bestätigen („kein Verantwortlicher für dieses Konto benannt“). Nichts geht ins Leere.
Mit den Demo-Daten: Melde dich mit nicolas.aubert@yopmail.com an (Passwort in Schritt 4.2 zurückgesetzt); lege Coca-Cola 33cl (24er-Pack), Nutella und Badoit in den Warenkorb.
Wozu: die eingegangenen Aufträge bearbeiten: freigeben (was den Beleg erzeugt), mit Begründung ablehnen, den zugehörigen Beleg verfolgen, den Auftrag als bearbeitet markieren.
Wie es funktioniert:
Oben die Zähler: gesamt, freizugeben, freigegeben, abgelehnt; Filter nach Status, Zeitraum, Suche nach Nummer oder Kunde.
Jede Karte: Datum, Betrag, Wunschlieferung und der Block Bewegungsbeleg — „Beleg angelegt: Status ‚Zu bearbeiten‘“, dann der aktuelle Status des Belegs. Fehlte der Beleg (aus einer Vorgängerversion übernommene Daten), bietet eine Schaltfläche an, ihn neu zu erzeugen.
Die Positionen: Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Gesamt; „PDF erzeugen“, „Nummer kopieren“.
Aktionen: Freigeben, Ablehnen (Begründung Pflicht), Stornieren, „Als bearbeitet markieren“, Löschen — mit dem Hinweis, dass der zugehörige Bewegungsbeleg storniert wird.
Die Regel, die du in der Demo aussprechen solltest
Freigeben und den Beleg erzeugen ist eine einzige Schreiboperation: Ein Doppelklick auf „Freigeben“ erzeugt keine zwei Belege, der zweite Aufruf wird abgelehnt. Und einen freigegebenen Auftrag ohne Beleg gibt es nicht.
Mit den Demo-Daten: Der im vorigen Schritt angelegte Auftrag erscheint (direkt freigegeben, wenn das Konto Direktfreigabe hat, sonst „Freizugeben“).
4.5 — Der Beleg auf WMS-Seite (Belegverwaltung → Beleg bearbeiten)
Unter WMS → Belegverwaltung trägt die Spalte OMS die Nummer des Kundenauftrags. Der Beleg folgt genau dem Kreislauf der Bewegungsbelege (siehe WMS-Leitfaden, §4.5): Übernahme durch einen Kommissionierer, Kommissionierung Position für Position — teilweise möglich, automatischer Restauftrag —, Lieferung mit „Abgeholt von“, Abschluss. Jeder Schritt fließt ins Portal unter „Meine Aufträge“ zurück.
Mit den Demo-Daten: Kommissioniere den Beleg zu CMD-2026-00001 teilweise (z. B. 20 Coca-Cola von 24): Auf Kundenseite wechselt der Status zu „Teilweise kommissioniert“ und ein Banner „Restauftrag“ erscheint.
5Vom Warenkorb zum Bewegungsbeleg, Schritt für Schritt
Der zentrale Mechanismus: ein vom Server ermittelter Preis, eine direkte oder delegierte Freigabe, ein in derselben Schreiboperation erzeugter Beleg, eine Kommissionierung, die der Kunde verfolgt. Drei Beispiele.
Beispiel Nr. 1 — die Preisermittlung
1. Kundenpreis des Kunden
12,50 €
zum Datum gültig → customer_price
→
2. Sonst Verkaufspreis
15,00 €
aktueller Katalogpreis → list_price
→
3. Sonst
0,00 €
so angezeigt → default_zero
Im Warenkorb von Nicolas AUBERT: Die Coca-Cola hat einen Kundenpreis → 12,50 €; das Nutella hat keinen, aber einen Verkaufspreis → 15,00 €; ein Artikel ohne beides → 0,00 €, so sichtbar. Die Position behält ihre Quelle. Ein unbekannter Preis wird nie erfunden, und der Kunde gibt nie einen Preis ein.
Beispiel Nr. 2 — Direktfreigabe oder N+1-Prozess
Konto mit Direktfreigabe (Nicolas AUBERT nach der Einstellung): Einreichung → Freigegeben → Bewegungsbeleg in derselben Transaktion erzeugt, auf P20 / [ALIMENTATION] - P2, im Namen seines Kunden.
Konto mit anwesendem Verantwortlichen: Einreichung → Freigabe ausstehend, 7-Tage-Token, E-Mail an den Verantwortlichen. Er gibt über den Link frei → Beleg erzeugt, Bestätigungs-E-Mail an den Kunden. Er lehnt ab → Abgelehnt mit Begründung, E-Mail an den Kunden.
Verantwortlicher abwesend: Die E-Mail geht an den Stellvertreter.
Weder Verantwortlicher noch Direktfreigabe: ausdrückliche Ablehnung beim Bestätigen des Warenkorbs.
Nützliche Anekdote: In der Vorgängerversion war einmal ein Auftrag freigegeben worden, ohne dass sein Beleg erzeugt wurde (der getrennte Aufruf war fehlgeschlagen). In v3 ist das strukturell unmöglich: Beide Schreibvorgänge liegen in derselben Transaktion.
Beispiel Nr. 3 — die Teilkommissionierung aus Kundensicht
Auftrag: Coca-Cola 24, Nutella 6, Badoit 12. Bei der Bestätigung des Belegs reserviert das WMS, was vorhanden ist (24 / 6 / 12, wenn der Bestand reicht).
Der Kommissionierer liefert 20 Coca-Cola, 6 Nutella, 12 Badoit → Beleg Teilweise kommissioniert, Restauftrag -R1 für die 4 fehlenden Coca-Cola erzeugt.
„Meine Aufträge“: Belegstatus „Teilweise kommissioniert“, kommissionierte Mengen 20 / 6 / 12, offen 4 / 0 / 0, Banner „Restauftrag Nr. … — Folge einer Teilkommissionierung“.
Lieferung des Belegs („Abgeholt von“) → „Teilweise geliefert“; wird der Restauftrag seinerseits kommissioniert und geliefert, sieht der Kunde die Ergänzung.
Die 2 goldenen Regeln (klassische Fangfragen)
1️⃣ Ein freigegebener Auftrag hat immer seinen Beleg: Beide werden in derselben Transaktion geschrieben, und das Löschen des Auftrags storniert den Beleg.
2️⃣ Der Kunde gibt nie einen Preis ein: Der Server ermittelt ihn in fester Reihenfolge (Kundenpreis → Verkaufspreis → 0) und jede Position behält ihre Quelle.
6Welcher Preis, welche Artikel? Die Entscheidungsregeln
Preis = ausgehandelter Preis des Kunden (zum Datum gültig) → Verkaufspreis des Katalogs → 0
Sichtbare Artikel = Bestandszeilen der Lager der Baustelle ∩ Liste des Katalogs ∩ erlaubte Artikel des Kunden
Ziel = das Lager des Katalogs
Beide Listen sind optional: Leer schränken sie nichts ein. Ein Nullbestand bleibt sichtbar (der Kunde sieht „nicht verfügbar“, keine Lücke).
Anonymer Besucher auf einem öffentlichen Katalog mit Preisen
nur Verkaufspreis
nie ein Kundenpreis
Situation
Im Portal sichtbar?
Warum
Artikel mit Bestand 0 im Lager der Baustelle
Ja
er hat eine Bestandszeile; er erscheint als nicht verfügbar
Artikel auf Lager in einem Lager außerhalb der Baustelle
Nein
außerhalb des Katalogbereichs
Set, dessen ein Bestandteil auf der Baustelle fehlt
Nein
ein Set ist nur sichtbar, wenn alle Bestandteile es sind
Artikel außerhalb der erlaubten Liste des Kunden
Nein
unsichtbar, und abgelehnt, wenn die Bestellung erzwungen wird
Modul Projekte deaktiviert
Ausdrückliche Ablehnung
nie „alle Artikel“ als Standard
Wie man es in einem Satz verkauft
„Jeder Kunde sieht genau den Bestand seiner Baustelle, zu seinem Preis, und keinen Artikel mehr; was er bestellt, kommt als Beleg im Lager an, ohne dass irgendjemand etwas abtippt.“
7Die Verbindung zum WMS und den anderen Modulen
Das OMS führt keinen Bestand: Es liest das WMS, um Verfügbarkeiten anzuzeigen, und überlässt ihm den Bewegungsbeleg. Hier, wer was tut, Schritt für Schritt.
Schritt im Kreislauf
Modul
Was das OMS tut
Demo-Beispiel
1. Der Katalog wird angelegt
Projekte / WMS → OMS
Leitet die Baustelle vom gewählten Lager ab; liest die Bestandszeilen der Lager der Baustelle, um den Bereich aufzubauen.
Katalog „alimentation“ auf [ALIMENTATION] - P2 (P20)
2. Das Konto wird angelegt
Kunden → OMS
Verlangt einen Kundenstammsatz; legt ihn bei Bedarf aus der Firma an (technischer Stammsatz, aus der Kundenliste ausgeblendet).
Nicolas AUBERT und sein Kundenstammsatz
3. Der Kunde stöbert
WMS → OMS
Zeigt die Verfügbarkeiten (physisch − reserviert) des Kataloglagers; veröffentlicht Chargen für den angemeldeten Kunden, wenn die Qualitätskontrolle aktiv ist.
Coca-Cola: 3 Chargen mit MHD
4. Der Auftrag wird freigegeben
Benachrichtigungen → OMS
7-Tage-Token, E-Mail an Verantwortlichen oder Stellvertreter, Bestätigung oder begründete Ablehnung an den Kunden; Mahnung liegengebliebener Freigaben.
Konto mit Verantwortlichem
5. Der Beleg wird erzeugt
OMS → WMS (Bewegungsbelege)
Erzeugt einen Ausgangsbeleg in derselben Transaktion, auf Projekt und Lager des Katalogs, im Namen des Kunden; die Bestätigung des Belegs reserviert den vorhandenen Bestand.
Spalte „OMS“ der Belegverwaltung
6. Der Beleg wird kommissioniert, geliefert, versandt
WMS → OMS
Meldet ans Portal den Belegstatus, kommissionierte und offene Mengen, den Restauftrag.
„Meine Aufträge“ nach Teilkommissionierung
7. Alles wird protokolliert
Audit
Freigaben, Ablehnungen, Stornierungen, Löschungen und Kontoanlagen werden wie jede Schreiboperation protokolliert.
Audit-Protokoll (Bereich ADMIN)
In der Demo zu sagen
„Das OMS ist das Schaufenster; das WMS ist das Hinterzimmer. Der Auftrag des Kunden wird zu einem Bewegungsbeleg wie jeder andere — gleicher Kommissionierer, gleicher Bildschirm, gleiche Rückverfolgbarkeit. Was sich ändert: Der Kunde sieht den Fortschritt, ohne Sie anzurufen.“
8Der vollständige Workflow in 9 Schritten
Das Lager einer Baustelle zuordnenEin Katalog verlangt ein Lager mit Projekt: Es wird die Belege tragen.
Den Katalog anlegenSlug, Lager, Sichtbarkeit öffentlich oder intern, Preisanzeige, optionale Artikelliste.
Die Kundenpreise des Kunden hinterlegenOptional: Ohne Kundenpreis gilt der Verkaufspreis.
Das Portalkonto anlegenVerantwortlicher und Stellvertreter oder Direktfreigabe; zugängliche Projekte und Kataloge; Lieferadresse.
Der Kunde stöbert und bestelltAnonym oder angemeldet; Warenkorb, Kommentar, Wunschtermin; „Auftrag angelegt! CMD-…“.
FreigabeDirekt, oder durch den Verantwortlichen aus seiner E-Mail (7 Tage), oder aus der „Auftragsverwaltung“.
Der Beleg wird erzeugt und kommissioniertBestätigung (Reservierung), Übernahme, Kommissionierung Position für Position — teilweise möglich, automatischer Restauftrag.
Lieferung oder Versand„Abgeholt von“; bei Bedarf Zusammenfassung zu einer Sendung; „Als bearbeitet markieren“ auf OMS-Seite.
Der Kunde verfolgtBelegstatus, kommissionierte und offene Mengen, Restauftrag — unter „Meine Aufträge“.
9Vorgeschlagener Demo-Ablauf (~15 Min.)
Bevor du beginnst
Öffne https://app.gse-web.online, melde dich mit demo@gse-web.online, Passwort gse-web.online (Organisation demo) an. Halte einen zweiten Browser (oder ein privates Fenster) für das Portal bereit. Die Demo-Datenbank enthält weder Katalog noch Kundenauftrag (Stand vom 05.09.2026; die Datenbank ist geteilt, prüfe vor Beginn): Die Schritte 1 und 2 sind Vorbereitung, die du vor dem Termin erledigst, wenn du 4 Minuten sparen willst, oder live, wenn du die Einfachheit der Einrichtung zeigen willst.
Schritt 1 · Katalogverwaltung — ein Lager, das dem Kunden geöffnet wird (2 Min.)
Menü OMS → Katalogverwaltung, Neuer Katalog: Name „Alimentation“, Slug alimentation, Lager [ALIMENTATION] - P2 (die Baustelle P20 erscheint von selbst), Sichtbarkeit Öffentlich, Preise angezeigt, aktiv. Speichern: Der öffentliche Link erscheint, mit der Artikelzahl.
„Ein Katalog ist ein Lager Ihres Betriebs, das einem Kunden geöffnet wird: Er sieht nur, was darin ist, und seine Aufträge landen auf der richtigen Baustelle.“
Schritt 2 · Kundenverwaltung — wer bestellt, und wer Ja sagen muss (2 Min.)
Menü OMS → Kundenverwaltung, öffne Nicolas AUBERT: Zeige „Anwesend / Abwesend“, den Freigabeprozess (Verantwortlicher, Stellvertreter), die Direktfreigabe, die zugänglichen Projekte und Kataloge. Aktiviere die Direktfreigabe, gewähre Zugang zum Projekt P20 und zum Katalog „Alimentation“, dann Passwort zurücksetzen und notiere es.
„Sie entscheiden, wer allein bestellt und wer freigegeben werden muss — per E-Mail, mit einem Stellvertreter, falls der Chef abwesend ist. Und diese Konten verbrauchen keinen einzigen Platz.“
Schritt 3 · Das Portal — was der Kunde sieht (3 Min.)
Öffne im zweiten Browser den öffentlichen Link des Katalogs ohne Anmeldung: die [ALIM]-Artikel und ihre Verkaufspreise, keine Chargen. Melde dich dann mit nicolas.aubert@yopmail.com an: Verfügbarkeiten, ermittelte Preise, unter jedem Artikel eingeklappte Chargen (Coca-Cola: 3 Chargen mit MHD).
Lege in den Warenkorb: Coca-Cola 33cl (24er-Pack) × 24, Nutella × 6, Badoit × 12; Auftrag bestätigen mit Kommentar und Datum. „Auftrag angelegt! Auftragsnummer: CMD-2026-00001“.
„Derselbe Katalog zeigt einem Besucher den öffentlichen Preis und dem angemeldeten Kunden Ihren ausgehandelten Preis. Kein Anruf, keine Mail: Der Auftrag ist bei Ihnen, bevor der Kunde die Seite geschlossen hat.“
Schritt 4 · Auftragsverwaltung → der Beleg im WMS (3 Min.)
Zurück in der Anwendung: Der Marker des Abschnitts OMS hat sich geändert. OMS → Auftragsverwaltung: Der Auftrag ist da, freigegeben (Direktfreigabe), mit „Beleg angelegt: Status ‚Zu bearbeiten‘“. Hättest du einen Verantwortlichen belassen, zeige Freigeben und die Pflichtbegründung bei Ablehnen.
Dann WMS → Belegverwaltung: Die Spalte OMS trägt CMD-2026-00001. Öffne den Beleg unter Beleg bearbeiten, übernimm ihn und kommissioniere 20 Coca-Cola von 24, den Rest vollständig: Status Teilweise kommissioniert, Restauftrag -R1 erzeugt.
„Freigabe und Beleg sind eine einzige Schreiboperation: Einen freigegebenen Auftrag ohne Kommissionierbeleg gibt es nicht. Und der Lagermitarbeiter arbeitet genau wie bei jedem anderen Beleg.“
Schritt 5 · „Meine Aufträge“ — der Kunde verfolgt, ohne anzurufen (2 Min.)
Im Browser des Kunden, Meine Aufträge: Belegstatus „Teilweise kommissioniert“, 20 kommissioniert / 4 offen bei der Coca-Cola, Banner „Restauftrag Nr. … — Folge einer Teilkommissionierung“.
„Ihr Kunde ruft nicht mehr an, um zu erfahren, wo sein Auftrag steht: Er sieht, was kommissioniert ist, was fehlt, und die Nummer des Restauftrags, der folgt.“
Hinterlege aus dem Kundenstammsatz von Nicolas AUBERT (oder dem Bildschirm der Kundenpreise) einen Kundenpreis für die Coca-Cola (12,50 €). Lade den Katalog auf Kundenseite neu: Der Preis hat sich nur für ihn geändert; anonym ist der Verkaufspreis unverändert.
„Der Preis wird vom Server in fester Reihenfolge ermittelt: Ihr mit diesem Kunden ausgehandelter Preis, sonst Ihr Verkaufspreis, sonst null, so angezeigt. Der Kunde gibt nie einen Preis ein.“
Plan B in einer Minute
Katalog und Konto vorab vorbereitet, dann nur Schritte 3, 4 und 5 — „er bestellt, Sie geben frei, der Beleg existiert, er verfolgt“ — in 8 Minuten.
10FAQ — Fangfragen und fertige Antworten
„Brauchen meine Kunden ein GSE-Web-Konto?“
Nein. Ein Kundenkonto im OMS-Portal ist eine getrennte Identität: Es hat keinen Zugang und keine Berechtigung in GSE-Web. Man kann so viele anlegen wie nötig.
„Kann man den Katalog ohne Anmeldung ansehen?“
Ja, wenn der Katalog öffentlich ist: Der Besucher sieht die Artikel und, wenn Sie es so gewählt haben, die Verkaufspreise — nie einen Kundenpreis, nie eine Charge. Bestellen erfordert immer ein Konto. Ein interner Katalog ist für Anonyme unsichtbar, so sehr, dass er antwortet, als existiere er nicht.
„Was passiert, wenn der Bestand nicht reicht?“
Der Auftrag geht trotzdem durch; der Beleg wird mit dem bestätigt, was tatsächlich vorhanden ist, und wird nie durch einen Mangel blockiert. Bei der Kommissionierung wird das Nichtgelieferte zu einem Restauftrag, den der Kunde unter „Meine Aufträge“ sieht. Ein Bestand wird nie negativ.
„Kann der Kunde seinen Preis im Warenkorb wählen oder verhandeln?“
Nein. Im Portal gibt es keinen manuell eingegebenen Preis: Der Server ermittelt den Preis (Kundenpreis → Verkaufspreis → 0) und friert die Quelle an der Position ein. Kundenpreise werden auf Verwaltungsseite hinterlegt, pro Kunde.
„Und wenn der Verantwortliche nicht reagiert?“
Der Freigabelink gilt 7 Tage; ist der Verantwortliche als abwesend markiert, erhält der Stellvertreter die E-Mail; eine geplante Aufgabe mahnt liegengebliebene Freigaben an. Nach Ablauf verfällt der Link und die Freigabe erfolgt aus der „Auftragsverwaltung“.
„Kann ein Konto ohne Verantwortlichen und ohne Direktfreigabe bestellen?“
Nein: Die Anwendung lehnt beim Bestätigen des Warenkorbs ab, mit einer klaren Meldung („kein Verantwortlicher für dieses Konto benannt“). Nichts geht ins Leere und nichts wird stillschweigend blockiert.
„Warum verlangt der Katalog ein Lager?“
Weil das Lager alles entscheidet: die Baustelle, also den Bereich der sichtbaren Artikel, und das Ziel des Bewegungsbelegs. Ein Katalog ohne Lager erzeugte Aufträge, die bei der Freigabe blockierten; er wird schon bei der Anlage abgelehnt.
„Wird der Bestand bei der Bestellung abgebucht? Beim Versand?“
Weder noch. Der Bestand wird bei der Bestätigung des Belegs reserviert, durch die Kommissionierung gebucht, und Lieferung oder Versand halten nur die Übergabe fest. Das ist der Standardkreislauf der Bewegungsbelege (siehe WMS-Leitfaden).
„Laufen meine Lieferanten über das OMS?“
Nein: Lieferantenbestellungen, Wareneingänge und Lieferantenrechnungen gehören zum Einkaufsmodul (PMS). Das OMS, das sind Ihre Kunden. Beide treffen sich im WMS, das den Bestand führt.
„Wie viele Kunden kann man anlegen?“
Portalkonten verbrauchen keine Benutzerplätze; ihre Anzahl bestimmt nicht die Größe Ihres Tarifs. Jedes Konto bleibt einem Kundenstammsatz zugeordnet und wird archiviert statt gelöscht.