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Guía de presentación — Módulo PMS
Roturas de stock, pedidos a proveedores, aprobación, recepción y facturas: el módulo de compras y su relación con el SRM y el WMS

Todo lo que hay que entender y mostrar, explicado con sencillez, con ejemplos reales de la base de demostración (proveedores SHOP-PHARMACIE.FR y UNILEVER, pedidos CF-2026-001 a CF-2026-005, productos [MEDIC] y [ALIM]).

Preparado el 05/09/2026 · Entorno de demostración: https://app.gse-web.online → organización demo → cuenta demo@gse-web.online · contraseña gse-web.online (credenciales públicas, las de la página « Acceso demo » del sitio web)

📢 Esta guía puede reutilizarse libremente ¿Prepara una presentación interna del módulo para sus equipos? Sírvase: el guion de demostración, los ejemplos con cifras y las respuestas a las preguntas frecuentes de esta guía están a su disposición, sin restricciones. El entorno de demostración (cuenta demo@gse-web.online, contraseña gse-web.online) es público: puede reproducir en él todos los ejemplos.

1El PMS en 2 minutos

PMS = Procurement Management System, literalmente «gestión de las compras y los aprovisionamientos». En GSE-Web es el módulo de compras: detecta lo que falta, convierte la falta en un pedido a proveedor numerado, hace aprobar lo que supera un umbral, recepciona creando las entradas de stock y, por último, concilia la factura con lo pedido y lo recibido. La fórmula que hay que recordar: el PMS pide, el SRM da los precios, la recepción valora el stock, el control verifica.

La analogía sencilla Es la lista de la compra que se rellena sola y el tique de caja comprobado línea a línea. La lista (las roturas de stock) se calcula a partir del stock y de sus umbrales; el pedido sale hacia el proveedor con los precios negociados; el paquete se cuenta al llegar (la recepción, que crea las entradas de stock); y la factura se compara con el paquete y con el precio acordado (la conciliación). Nadie vuelve a teclear nada de una etapa a la siguiente.

❌ Antes (sin PMS)

El pedido está en un correo, un pósit o una hoja de cálculo: nadie sabe si ha salido ni cuándo llega.
El umbral de reposición está «en la cabeza» del comprador; la rotura se descubre al ir a sacar el producto.
La entrega se coloca en la estantería sin contarla; el pedido se queda «en curso» para siempre.
La factura se paga sin compararla con lo recibido ni con el precio negociado.

✅ Después (con PMS)

Las roturas se recalculan en cada lectura a partir del stock y los umbrales: la lista ya no se lleva a mano.
Cada pedido tiene un número CF-AAAA-NNNNN, un estado, un importe calculado por el servidor y un historial.
Por encima de un importe que usted fija, el pedido espera una aprobación trazada antes de salir.
La recepción crea las entradas de stock y hace avanzar el estado por sí sola; la factura se concilia por cantidad y precio, leída del PDF Factur-X o por IA como respaldo.

¿Dónde encontrarlo en la aplicación? En el menú lateral, una sección dedicada PMS agrupa 3 entradas: Otras tres pantallas participan en el circuito sin estar en esta sección: WMS → Recepciones → Hacer una recepción (la pantalla Albarán de recepción, que recepciona un pedido a proveedor), Ajustes → Aprobación de compras (las reglas de umbral) y SRM → Desviaciones de precio (donde se consultan las desviaciones generadas por las facturas). El título de la sección lleva dos distintivos cuando está plegada: uno rojo para los productos en rotura, otro naranja para los que hay que pedir; la entrada «Pedidos a proveedores» cuenta los pedidos en curso.

La sección solo aparece si el usuario posee al menos uno de los permisos PMS_SHORTAGES («Crear pedidos a proveedores», abre la gestión de roturas) o PMS_PURCHASE_ORDERS («Cambiar el estado de los pedidos a proveedor», abre los pedidos y las facturas). Un tercer permiso, PMS_PURCHASE_APPROVE («Aprobar o rechazar los pedidos a proveedores pendientes»), no basta por sí solo: el aprobador es el que designa la regla (véase §4.6).

Disponibilidad: el módulo de compras es un módulo opcional de la v3, activado para su organización; la tabla de precios del sitio lo presenta como incluido desde el primer plan, junto con el WMS. No depende del SRM: sin contratos negociados, funciona con el último precio de compra conocido.

2Glosario para no iniciados

Los términos en el orden en que los encontrarás, cada uno ilustrado con un dato real de la base demo (recogido el 05/09/2026; la base es compartida y otro visitante puede haberla modificado).

Umbrales de pedido (ficha de producto): Tres ajustes por producto: el límite de pedido (por almacén), el límite de stock general (todos los almacenes juntos) y el límite máximo de pedido, que sirve de objetivo de reposición: la cantidad propuesta en un pedido completa el stock hasta ese límite, sin superarlo nunca. EFFERALGAN-1G: límite de pedido 12, límite de stock general 15. DOFX (detector de humo): límite de pedido 10, límite de stock general 15, stock 0.
Estados de un producto (1 a 4): 1 Rotura 2 A pedir 3 Tenido en cuenta 4 En stock. El estado se recalcula en cada lectura a partir del stock y los umbrales; solo «A pedir» y «Tenido en cuenta» son decisiones humanas memorizadas. «Tenido en cuenta» significa: ya existe un pedido para esta falta. 2 productos en rotura (entre ellos DOFX y Colludol Maux de Gorge, stock 0), 22 «a pedir», 6 «tenidos en cuenta» (entre ellos Strepsils Citron: 7 en stock para un límite de 10, existe un pedido).
Proveedor (tercero): Un socio con el rol «proveedor». Un producto puede tener varios (multiabastecimiento); uno es el proveedor por defecto de la ficha. 14 proveedores: SHOP-PHARMACIE.FR, UNILEVER, FACOM, KILOUTOU, KAESER, DARTY-PRO…
Pedido a proveedor — CF-AAAA-NNNNN: El documento de compra: un proveedor, un almacén de entrega, líneas, un importe. El número procede de una secuencia atómica por organización y año: dos personas que crean un pedido al mismo tiempo no pueden obtener el mismo número. Los pedidos migrados de la versión anterior conservan su número de origen. 5 pedidos en la base: CF-2026-001 a CF-2026-005.
Los estados de un pedido: Borrador → Enviado → Confirmado → En curso → Entregado, más Anulado (posible mientras el pedido no esté entregado ni anulado) y Pendiente de aprobación, que solo fija el motor de aprobación. Solo el borrador es modificable (líneas, cantidades, precios); «En curso» y «Entregado» los fija automáticamente la recepción. Son los únicos siete estados de la v3: la única incorporación desde la versión anterior es «Pendiente de aprobación». Dos matices del recorrido: un pedido Enviado puede recepcionarse directamente, sin pasar por «Confirmado» (la confirmación explícita del proveedor es opcional); y «Anulado» puede fijarse desde cualquier estado no terminal, nunca desde Entregado. No confundir con el estado de facturación del pedido —No facturado, Parcialmente facturado, Facturado—, un segundo eje, calculado a partir de las facturas de proveedor conciliadas. CF-2026-003 Borrador (UNILEVER, 3900,13 €) · CF-2026-001 Enviado (UNILEVER, 1877,93 €) · CF-2026-004 En curso (SHOP-PHARMACIE.FR, 248,02 €) · CF-2026-005 Entregado (SHOP-PHARMACIE.FR, 171,60 €).
Línea de pedido: Un producto, su referencia y su denominación congeladas, el stock en el momento del pedido, la cantidad, el precio unitario y su origen (precio de contrato, tramo, último precio, manual), una fecha de entrega deseada por línea y, después, la cantidad recibida y la cantidad pendiente. CF-2026-004: EFFERALGAN-1G 50 × 2,09 €, Doliprane suspensión 2,4 % 20 × 2,81 € (precio de contrato), Gaviscon 12 × 3,74 €, Décontractyl 10 × 4,75 € (precio manual).
Importe calculado por el servidor: El total lo calcula el servidor: suma de las líneas redondeadas al céntimo, descuento de pie de pedido, gastos de envío aparte. Es este importe, sin gastos de envío, el que el motor de aprobación compara con los umbrales. CF-2026-004: 248,02 € con 12,50 € de envío y un 2 % de descuento de pedido.
Regla de aprobación (umbrales de validación): Los umbrales se definen en la aplicación, en la pantalla Ajustes → Aprobación de compras (sección reservada a los administradores), con el botón Añadir una regla. Una regla contiene: un nombre; un importe mínimo y un importe máximo (vacío = sin tope) que forman el tramo [mínimo, máximo[; un nivel de aprobación (1 = primero) y una prioridad para desempatar dos reglas del mismo nivel; un aprobador, a elegir entre un grupo (un grupo de permisos de la organización, por ejemplo los administradores) o un usuario nominal; la opción Permitir la autoaprobación (si el solicitante forma parte de los aprobadores, su pedido se aprueba de oficio; déjela desactivada para imponer una segunda mirada); una ventana de detección de fraccionamiento en días (vacío = desactivada), que señala al aprobador los pedidos cercanos del mismo solicitante con el mismo proveedor cuyo acumulado supera un umbral; y el interruptor Regla activa. Al enviar, el servidor compara el importe sin gastos de envío del pedido con cada tramo, nivel por nivel: varias reglas en niveles sucesivos forman una cadena (1000 € → un responsable, 10 000 € → además la dirección). Cero reglas configuradas = los pedidos salen sin aprobación, exactamente como antes: la configuración es la activación. Ninguna regla en la base demo: la pantalla muestra «Ninguna regla: los pedidos salen sin aprobación». Crea una durante la demostración —mínimo 1000 €, nivel 1, grupo aprobador— (véase §9).
Solicitud de aprobación y decisiones: Al enviar un pedido que supera un umbral, el servidor congela una instantánea del importe y de las reglas y abre una solicitud. Cada decisión —aprobada, rechazada (motivo obligatorio), autoaprobada, devuelta a borrador— se añade a un registro que nadie reescribe. Una sola solicitud pendiente por pedido. Para producir en la demo: enviar CF-2026-003 (3900,13 €) después de crear una regla de 1000 €.
Toma a cargo de una recepción: Una recepción la registra una sola persona a la vez. Si un compañero ya la ha abierto, la aplicación lo nombra y propone retomarla; la retoma queda trazada, nunca es silenciosa. Abre el Albarán de recepción de CF-2026-001 en dos navegadores: el segundo ve «Recepción ya en curso».
Cantidad recibida (absoluta): En la recepción introduces el estado constatado de cada línea («he recibido 40»), no un delta. Repetir la entrada nunca cuenta dos veces. El estado sigue por sí solo: al menos una línea parcial → En curso; todas completas → Entregado. CF-2026-005: Spasfon 24/24, Synthol 6/6, Biseptine 15/15 → Entregado.
División en lotes: Cuando un producto perecedero llega con varias fechas de caducidad, una línea de pedido se reparte en varios lotes en la recepción (botón Dividir en lotes): cada lote lleva su fecha de caducidad y su cantidad. CF-2026-001: 80 cajas de Thé Vert Genmai por recibir; un lote por fecha de caducidad.
Aviso de discrepancias al proveedor: Tras una recepción con discrepancias, puede enviarse al proveedor un correo recapitulativo, manualmente, solo si hay discrepancias, con protección contra el doble envío. Recepciona CF-2026-001 con 70 cervezas en lugar de 80: aparece el botón de aviso.
Factura de proveedor: El documento del proveedor, registrado con su número (nunca generado por GSE-Web), vinculado a un pedido. Introducida a mano, importada desde un PDF Factur-X o leída por IA. No toca ni el stock ni el coste medio ponderado. Ninguna factura en la base demo: introducir una sobre CF-2026-005 durante la demostración.
Conciliación a 3 bandas (pedido / recibido / facturado): Línea a línea, la aplicación compara la cantidad facturada con la cantidad recibida, y el precio facturado con el precio contractual (si el módulo SRM está activo). El veredicto se conserva en cada línea y el pedido lleva un estado de facturación: no facturado, parcialmente facturado, facturado. Factura 50 × 2,18 € sobre CF-2026-004 (pedido a 2,09 €) → desviación de precio +4,31 %, el mismo ejemplo que la guía SRM.
Factur-X / extracción por IA: Un PDF Factur-X (o ZUGFeRD) incorpora un XML: la aplicación lo lee de forma determinista. Si no, una extracción por IA propone los campos, con un distintivo «por verificar»; nunca se crea nada automáticamente. El formato UBL se rechaza explícitamente. Prepara un PDF Factur-X de prueba para la demostración (botón Importar un PDF).

3Cómo encajan los datos

Una jerarquía sencilla: un proveedor, pedidos, líneas y, después, lo que cada línea produce en el stock y en la contabilidad de proveedores.

🏢 ProveedorEl tercero: SHOP-PHARMACIE.FR — correo de pedido, plazo de entrega, eventuales precios negociados (SRM)

🛒 Pedido a proveedorCF-2026-004 — estado En curso, entrega en el almacén [MEDICAMENTS] - P8, 248,02 €, envío 12,50 €, descuento 2 %, solicitante, titular de la recepción

📄 Línea de pedidoEFFERALGAN-1G — 50 pedidos × 2,09 €, 0 recibidos, 50 pendientes, fecha de entrega deseada, origen del precio

📦 Entradas de stockCreadas por la recepción: una entrada por línea y por lote, al precio de la línea → coste medio ponderado del producto (módulo WMS)

🧾 Factura de proveedorVinculada al pedido: líneas facturadas comparadas con las líneas recibidas, estado de facturación del pedido

⚖️ Desviaciones de precioLas desviaciones detectadas en la factura se envían a SRM → Desviaciones de precio para decidir (aceptar, impugnar, regularizar)

Y alrededor de este árbol, 5 satélites

Roturas — el cuadro producto × almacén × ubicación, con los umbrales y el estado recalculado; la entrada natural hacia un nuevo pedido.
Reglas, solicitudes y decisiones de aprobación — configuradas en los ajustes, aplicadas al enviar, registradas.
Notas de seguimiento y adjuntos — comentarios fechados sobre el pedido, imágenes adjuntas (10 MB como máximo).
En pedido — las cantidades esperadas por producto y por almacén de entrega, legibles desde el WMS para no pedir dos veces.
Notificaciones — solicitud de aprobación enviada a los aprobadores, decisión devuelta al solicitante, aviso de discrepancias al proveedor.

4Visita guiada pantalla por pantalla

En orden pedagógico: primero la falta, luego el pedido y después en qué se convierte. Cada pantalla se presenta con su utilidad, su funcionamiento, la sutileza que hay que mencionar y los datos demo en los que apoyarse.

4.1 — «PMS: Gestión de roturas» (la puerta de entrada)

Para qué sirve: ver de un vistazo lo que falta o va a faltar, por almacén y por proveedor, y transformar una selección en pedido a proveedor con un gesto.

Cómo funciona:

Los filtros: estado, proveedor, almacén y una búsqueda libre que ignora los acentos (referencia, denominación, código de barras, categoría, proveedor, almacén).
Cada línea lleva su distintivo Rotura, A pedir o Tenido en cuenta, el stock, los umbrales, el proveedor y la fecha de la última recepción. Un globo «Proveedores de este producto» enumera las fuentes posibles.
Marca productos del mismo proveedor: el botón Crear pedido se activa (permanece atenuado si los proveedores difieren).
Un diálogo resume las líneas con su cantidad propuesta, los gastos de envío y la dirección de entrega. Al validar, el pedido se crea en Borrador y los productos pasan a Tenido en cuenta.
Si ya existe un borrador para ese proveedor, la aplicación lo indica («Pedido … ya existente») en lugar de crear un segundo.
Una exportación a Excel recoge la tabla filtrada.

Sutileza antierror que hay que mencionar Cambiar un estado a mano (por ejemplo, forzar «En stock») abre siempre una confirmación que enumera las consecuencias, y recuerda que ese gesto no crea ninguna entrada de stock. En el siguiente recálculo, una falta real reaparece: el estado no es una casilla que se marca para hacer desaparecer un problema.

Con los datos demo: 43 líneas en el cuadro. En rotura: DOFX (detector de humo, 0 en stock para un límite de 10) y Colludol Maux de Gorge. Tenidos en cuenta: Strepsils Citron (7 para un límite de 10), 1664, Thé Vert Genmai, Mini Yop: ya existen pedidos a UNILEVER y SHOP-PHARMACIE.FR para ellos.

4.2 — «Nuevo pedido a proveedor» (la magia del lado de los precios)

Para qué sirve: componer un pedido línea a línea, con el proveedor correcto y el precio correcto para cada producto.

Cómo funciona:

Para cada línea, el selector de proveedor muestra en cabecera una sección verde «Con tarifa negociada» cuando un contrato SRM cubre el producto (precio + referencia del contrato).
El precio lleva un distintivo de origen: ✓ Tarifa de contrato, ✓ Contrato + tramo, ⚠ Último precio o manual. Un toque en el distintivo despliega la cascada de cálculo (véase la guía SRM, §5).
La cantidad recalcula el precio en directo (tramos de volumen); el descuento de pie de pedido y los gastos de envío se añaden en los totales; el almacén de entrega y una fecha deseada por línea se eligen aquí.
Guardar = Borrador. Enviar = paso a Enviado… salvo que se aplique una regla de aprobación: la aplicación avisa antes («Este pedido deberá aprobarse antes del envío») y el pedido pasa a Pendiente de aprobación.

Sutileza antierror que hay que mencionar Las líneas ya no se modifican una vez abandonado el borrador. Para corregir un pedido enviado, se anula y se crea otro; para corregir un pedido pendiente, el solicitante lo devuelve a borrador.

Con los datos demo: abre CF-2026-003 (borrador UNILEVER, 3 líneas, 3900,13 €) para mostrar un pedido todavía modificable; CF-2026-004 muestra líneas a precio de contrato y una línea a precio manual, una junto a otra.

4.3 — «PMS: Pedidos a proveedores» (la lista y el detalle)

La lista

Contadores en cabecera (borradores, enviados, en curso, recepcionados) y, después, una línea por pedido: número, proveedor, estado, importe y estado de recepción en porcentaje. Filtros por estado, proveedor y búsqueda. Para un aprobador, un distintivo «Por aprobar» señala las solicitudes que le esperan.

El detalle de un pedido

Cabecera: número (copiable), proveedor con acceso a su ficha y a sus facturas, almacén de entrega, fechas, dirección.
Líneas: referencia, denominación, cantidad pedida, cantidad pendiente, precio, fecha estimada; columnas a elegir.
Resumen: total de las líneas, descuento, gastos de envío, total.
Acciones: cambiar el estado, descargar el PDF, enviar al proveedor, añadir una nota de seguimiento, adjuntar una imagen.
Bloque de aprobación (cuando existe una solicitud): nivel y regla en curso, aprobador esperado, aviso «Fraccionamiento sospechoso» si pedidos cercanos al mismo proveedor acumulan más del umbral, botones Aprobar / Rechazar (motivo obligatorio, vuelta a borrador) / Devolver a borrador, y el historial de decisiones.

La regla que hay que enunciar durante la demostración «En curso» y «Entregado» los fija la recepción, no un menú. Forzar un estado sin recepción provoca un aviso: el estado describe lo que ha ocurrido físicamente, no lo sustituye.

Con los datos demo: 5 pedidos, 4 estados distintos; CF-2026-002 lleva una nota de seguimiento; CF-2026-004 (En curso) y CF-2026-005 (Entregado) son ambos de SHOP-PHARMACIE.FR.

4.4 — «Albarán de recepción» (WMS → Recepciones → Hacer una recepción: el puente hacia el stock)

Para qué sirve: contar lo que llega, línea a línea, y dejar que la aplicación cree las entradas de stock y haga avanzar el pedido. Dos interfaces: táctil o PDA (foco permanente en el lector, la tecla Intro valida).

Cómo funciona:

Elige o escanea un pedido recepcionable (Enviado, Confirmado o En curso). La aplicación te lo asigna: un compañero que lo abra después ve tu nombre y «Recepción ya en curso».
Introduce el número de albarán del proveedor (obligatorio).
Por línea: la cantidad recibida (absoluta, limitada a lo pedido), la fecha de caducidad para un perecedero —con Dividir en lotes si hay varias fechas—, la ubicación, una nota, fotos.
Confirmar la recepción: un resumen cuenta las líneas conformes, las discrepancias, las faltas, y muestra la tasa de recepción.
Efectos inmediatos: una entrada de stock por línea y por lote (al precio de la línea, por tanto en el coste medio ponderado), las cantidades recibidas escritas en el pedido, el estado fijado automáticamente (En curso si una línea es parcial, Entregado si todo está completo), la asignación liberada. Después puede salir un aviso de discrepancias al proveedor.

Sutileza antierror que hay que mencionar Una recepción interrumpida se retoma: las cantidades ya registradas vienen prerrellenadas (las fechas de caducidad, ubicaciones y notas no enviadas, no). Y si no se encuentra el almacén de entrega del pedido, la aplicación muestra una alerta y pide corregir el pedido: nunca elige un almacén por ti.

Con los datos demo: CF-2026-001 (Enviado, UNILEVER, almacén por precisar) es recepcionable: 80 packs de 1664 y 80 cajas de Thé Vert Genmai, un perecedero que se presta a la división en lotes.

4.5 — «Facturas de proveedores» (el control antes del pago)

Para qué sirve: registrar la factura del proveedor y compararla, línea a línea, con lo recibido y con el precio negociado, antes de pagar.

Cómo funciona:

+ → «Nueva factura de proveedor»: proveedor, pedido vinculado (sin pedido no hay conciliación posible), número impreso por el proveedor, fechas, totales.
Importar un PDF: si el archivo es una factura Factur-X, los campos se rellenan desde el XML incorporado (distintivo «Factura electrónica»); si no, una extracción por IA propone una lectura con el distintivo «por verificar» y sus avisos. El proveedor se reconoce por su número de IVA y luego por su nombre; los productos, por su referencia.
«Retomar las líneas del pedido» evita volver a teclear; cada línea se corrige.
Conciliar: la aplicación anuncia el número de líneas conformes, de desviaciones de precio y de desviaciones de cantidad, con un veredicto por línea. Una factura se impugna; el pedido pasa a «Parcialmente facturado» o «Facturado».

El punto contable que todo el mundo pasa por alto Un banner permanente lo recuerda: la factura no modifica ni el stock ni la valoración (coste medio ponderado). El stock se valoró al precio del pedido en la recepción; una desviación de precio se resuelve con un abono o una impugnación, nunca con una revalorización.

Con los datos demo: ninguna factura en la base. Introduce una sobre CF-2026-005 (Entregado, 3 líneas recibidas en su totalidad, 171,60 €): conciliación conforme; después una segunda con un precio modificado para mostrar la desviación.

4.6 — «Aprobación de compras» (Ajustes: quién debe decir sí, y a partir de cuánto)

Para qué sirve: decidir que, por encima de un importe, un pedido espera el acuerdo de una persona o un grupo designados, en uno o varios niveles.

Sin regla, la pantalla lo anuncia: «Ninguna regla: los pedidos salen sin aprobación». La configuración es la activación: nada cambia mientras no hayas introducido nada.
Añadir una regla: nombre, importe mínimo, importe máximo (vacío = sin tope), nivel, prioridad, aprobador (un grupo de permisos o un usuario), autoaprobación permitida o no, ventana de detección de fraccionamiento en días, regla activa.
Varios niveles se encadenan: nivel 1 y luego nivel 2, cada uno con su aprobador.
Suprimir una regla no rompe nada: las solicitudes en curso siguen siendo aprobables sobre su instantánea.

Con los datos demo: ninguna regla en la base; es la ocasión de mostrar la pantalla vacía y luego crear una (por ejemplo, 1000 € → grupo de administradores) delante del prospecto.

5De la rotura de stock a la entrada en almacén, paso a paso

El mecanismo central del módulo tiene cuatro tiempos: la falta se constata, el pedido se compone y, en su caso, se aprueba, la recepción crea el stock, la factura se verifica. Tres ejemplos con cifras, extraídos de la base demo.

Ejemplo n.º 1 — la cantidad propuesta

Stock actual

DOFX, almacén PRINCIPAL

→

Límite de pedido

umbral del almacén

→

Estado recalculado

Rotura

stock a cero

→

Cantidad propuesta

límite máx. − stock

p. ej. 50 − 0 = 50

El detector de humo DOFX está a 0 para un límite de pedido de 10: está en Rotura. Si su ficha lleva un límite máximo de pedido (digamos 50), el pedido creado desde el cuadro propone 50 − 0 = 50 unidades: la cantidad que devuelve el stock a su nivel objetivo, sin superarlo. Sin límite máximo informado, la cantidad queda por introducir. Una vez creado el pedido en borrador, el producto pasa a Tenido en cuenta: nadie lo vuelve a pedir por error.

Ejemplo n.º 2 — el umbral de aprobación

Supongamos dos reglas: «nivel 1 — a partir de 1000 € → grupo Compradores» y «nivel 2 — a partir de 10 000 € → Dirección», autoaprobación desactivada.

CF-2026-004, 248,02 €: por debajo del primer umbral, pasa directamente a Enviado.
CF-2026-003, 3900,13 € sin envío: al enviarlo, la aplicación avisa, el pedido pasa a Pendiente de aprobación, se notifica al grupo Compradores; una aprobación → Enviado; un rechazo (motivo obligatorio) → vuelta a borrador con un banner rojo «Pedido rechazado: corregir antes de reenviar».
Un pedido de 12 000 € encadena los dos niveles: Compradores y luego Dirección.
Dos pedidos de 800 € al mismo proveedor dentro de la ventana de detección: el segundo lleva «Fraccionamiento sospechoso»; el aprobador decide, la aplicación no prohíbe.

Ejemplo n.º 3 — recepción en dos veces y, después, la factura

CF-2026-004: 50 Efferalgan pedidos a 2,09 €.

Primera entrega: introduces «recibido 40». Efectos: 40 entradas de stock en el almacén [MEDICAMENTS] - P8 a 2,09 € (el coste medio ponderado del Efferalgan se mueve), cantidad pendiente 10, estado En curso, tasa de recepción 80 %.
Segunda entrega: introduces «recibido 50» (el estado constatado, no «+10»). Efectos: 10 entradas más, pendiente 0, estado Entregado, asignación liberada.
La factura llega a 50 × 2,18 €. Conciliación: cantidad conforme (50 facturados, 50 recibidos); precio facturado 2,18 € frente a 2,09 € del contrato → desviación de precio +4,31 %, enviada a SRM → Desviaciones de precio, donde se aceptará, impugnará o regularizará. Si la factura hubiera llegado entre las dos entregas, también habría llevado una desviación de cantidad (50 facturados, 40 recibidos).

Las 2 reglas de oro que hay que recordar (preguntas trampa clásicas) 1️⃣ El PMS nunca escribe el stock por sí mismo. Es la recepción la que crea movimientos del WMS; la factura no toca ni el stock ni el coste medio ponderado: una desviación de precio se resuelve con un abono o una impugnación.
2️⃣ Cero reglas de aprobación = nada cambia. Una regla establecida = un circuito ineludible, con instantánea del importe y registro de decisiones: cambiar el estado a mano no lo evita.

6Cantidad propuesta y umbrales de aprobación: las reglas de decisión

Cantidad propuesta = límite máximo de pedido − stock actual

Aprobación = importe del servidor sin envío comparado con los tramos [mín, máx[, nivel por nivel

El importe es el calculado por el servidor en el momento del envío, congelado en la solicitud: modificar una regla después no cambia una solicitud en curso.

Ilustraciones

Situación	Regla aplicada	Resultado
DOFX: stock 0, límite máx. 50	50 − 0	50 propuestos
Producto: stock 60, límite máx. 50	50 − 60 < 0	nada que proponer: no se supera el objetivo
Producto sin límite máx.	sin cálculo	cantidad por introducir
CF-2026-004: 248,02 €, regla a partir de 1000 €	por debajo del umbral	pasa directamente a Enviado
CF-2026-003: 3900,13 €, reglas 1000 € (niv. 1) y 10 000 € (niv. 2)	solo el tramo del nivel 1	una aprobación y luego Enviado
12 000 €, mismas reglas	nivel 1 y luego nivel 2	dos aprobaciones sucesivas
Solicitante miembro del grupo aprobador, autoaprobación activada	regla con autoaprobación	«Autoaprobado», trazado en el registro
Regla suprimida después del envío	instantánea conservada	la solicitud sigue siendo aprobable

Cómo venderlo en una frase «El comprador no calcula nada: la aplicación propone la cantidad que devuelve el stock a su nivel objetivo, y si el importe supera lo que usted ha decidido, el pedido espera el acuerdo de la persona adecuada, con el rastro de quién dijo sí y cuándo.»

7La relación con el SRM y el WMS

El módulo de compras no vive solo: recibe sus precios del SRM, lee sus umbrales y su stock en el WMS y confía al WMS la escritura de las entradas. Este es el circuito completo, módulo por módulo.

Etapa del circuito	Módulo	Qué hace el PMS	Ejemplo demo
1. Se constata la falta	WMS → PMS	Lee el stock y los umbrales producto × almacén, recalcula el estado; solo escribe las decisiones «A pedir» y «Tenido en cuenta».	DOFX en rotura, Strepsils tenido en cuenta
2. Se compone el pedido	SRM → PMS	Recibe el precio negociado (contrato, tramo, descuento) y conserva el origen del precio en cada línea; sin SRM, propone el último precio de compra, señalado en naranja.	CF-2026-004: líneas a precio de contrato y a precio manual
3. Se aprueba el pedido	RBAC / Notificaciones → PMS	El aprobador es un grupo de permisos o un usuario; la solicitud se notifica a los aprobadores, la decisión al solicitante.	CF-2026-003 tras crear una regla
4. Se recibe la mercancía	PMS → WMS	La recepción crea una entrada por línea y por lote, al precio de la línea (coste medio ponderado); se fijan los lotes y las fechas de caducidad; se recalcula el estado de rotura.	CF-2026-001: 1664 y Thé Vert por recibir
5. Se controla la calidad	PMS → Calidad	Un producto bajo control de calidad exige un lote en la entrada; según la política de la organización, el lote nace «Por controlar» y espera su veredicto antes de salir.	Perecederos [ALIM] y [MEDIC]
6. Se verifica la factura	PMS → SRM	Concilia cantidades facturadas y recibidas; controla el precio contra el contrato si el SRM está activo (si no, lo dice explícitamente); envía las desviaciones a «Desviaciones de precio».	Factura a 2,18 € sobre CF-2026-004
7. Se informa al proveedor	PMS → Terceros / Notificaciones	Envío del pedido por correo, aviso de discrepancias tras la recepción; ficha del proveedor y lista de sus facturas.	SHOP-PHARMACIE.FR, UNILEVER

Para decir durante la demostración «El PMS es el director de orquesta de las compras, pero nunca toca el stock por sí mismo: pide al WMS que registre las entradas y pide al SRM los precios. Eso es lo que garantiza que un stock solo se mueve mediante un movimiento trazado y que un precio solo sale de un contrato o de una entrada asumida.»

8El flujo completo en 9 etapas

El orden lógico de uso, desde el ajuste de los umbrales hasta el pago de la factura.

Ajustar los umbrales en las fichas de productoLímite de pedido por almacén, límite de stock general, límite máximo de pedido (el objetivo de reposición).
Leer «Gestión de roturas»Filtrar por proveedor o almacén; los estados ya están calculados.
Crear el pedido desde la selecciónProductos del mismo proveedor, cantidades propuestas, precios SRM aplicados: el pedido nace en borrador, los productos pasan a «Tenido en cuenta».
EnviarEnvío directo o espera de aprobación si se aplica una regla; la aplicación avisa antes.
Aprobar, rechazar o devolverDespués pasar el pedido a Enviado y a Confirmado con el acuerdo del proveedor.
RecepcionarAsignación, número de albarán, cantidades recibidas, lotes y fechas de caducidad, fotos, confirmación.
Dejar que el estado sigaEn curso o Entregado fijado automáticamente; aviso de discrepancias al proveedor si es necesario.
Introducir o extraer la facturaFactur-X, IA o introducción manual; retomar las líneas del pedido; conciliar; impugnar si es necesario.
Tratar las desviaciones de precio en el SRMAceptar, impugnar, regularizar; seguir el estado de facturación del pedido.

9Guion de demostración sugerido (~15 min)

Antes de empezar Abre https://app.gse-web.online, conéctate con la cuenta demo@gse-web.online, contraseña gse-web.online (organización demo) y comprueba que la sección PMS está en el menú. Las referencias siguientes se recogieron el 05/09/2026: la base de demostración es compartida y otro visitante puede haberlas modificado; echa un vistazo a la lista de pedidos antes de empezar. Prepara un PDF de factura (Factur-X si es posible) para la etapa 5.

Etapa 1 · Gestión de roturas: la falta se calcula sola (3 min)

Menú PMS → Gestión de roturas. Haz leer los tres colores: DOFX y Colludol en rojo (stock 0), una veintena de líneas naranjas, Strepsils Citron en azul (ya existe un pedido).

Filtra por el proveedor SHOP-PHARMACIE.FR, marca dos productos [MEDIC] por pedir, Crear pedido: muestra las cantidades propuestas y los gastos de envío, valida. Vuelve al cuadro: los dos productos han pasado a azul.

«La lista de lo que falta se calcula a partir de su stock y de sus umbrales; ya no la lleva a mano. Y en cuanto existe un pedido, el producto cambia de color: nadie lo pide dos veces.»

Etapa 2 · El pedido creado: el precio viene del contrato (2 min)

Abre el pedido que acabas de crear (o CF-2026-004): distintivos de origen del precio, importe del servidor, descuento y envío. Toca un distintivo ✓ Tarifa de contrato para desplegar la cascada.

En tu borrador, pulsa Enviar: sin regla de aprobación, pasa directamente a Enviado.

«El precio no se busca en un PDF: viene del contrato negociado, y la aplicación le muestra cómo se ha calculado.»

Etapa 3 · Aprobación: por encima del umbral, nada sale sin acuerdo (3 min)

Menú Ajustes → Aprobación de compras: la pantalla dice «Ninguna regla». Crea una regla «a partir de 1000 € → nivel 1 → grupo ADMIN».

Abre CF-2026-003 (borrador UNILEVER, 3900,13 €) y Enviar: la vista previa anuncia la aprobación requerida, el pedido pasa a Pendiente de aprobación. Muestra el bloque nivel / aprobador y después Aprobar → Enviado. Abre el historial «Decisiones».

«Por encima del umbral que usted fija, nada sale sin un acuerdo trazado, y nadie puede saltárselo cambiando el estado a mano. Mientras no haya establecido una regla, nada cambia para sus equipos.»

Etapa 4 · Albarán de recepción: el stock se hace real (4 min)

Menú WMS → Recepciones → Hacer una recepción, elige CF-2026-001 (Enviado, UNILEVER). Introduce un número de albarán. En 1664, recibe 70 en lugar de 80; en Thé Vert Genmai, Dividir en lotes con dos fechas de caducidad; añade una foto. Confirmar la recepción: resumen, tasa de recepción, estado En curso.

Abre la ficha de Thé Vert Genmai en WMS → Lista de productos: los dos lotes están ahí, con su fecha de caducidad.

«Contar en la recepción es el único momento en que el stock se hace real. Aquí las entradas se crean por usted, al precio del pedido, lote a lote, y el pedido avanza solo.»

Etapa 5 · Facturas de proveedores: el control antes del pago (3 min)

Menú PMS → Facturas de proveedores, +. Si tienes un PDF Factur-X: Importar un PDF y muestra el distintivo y el prerrellenado. Si no, vincula la factura a CF-2026-005 (Entregado), «Retomar las líneas del pedido», modifica el precio del Spasfon (3,60 → 3,90 €), guarda, Conciliar: 2 líneas conformes, 1 desviación de precio.

Muestra el banner «la factura no modifica ni el stock ni la valoración» y después el enlace a SRM → Desviaciones de precio.

«La factura se compara con lo que ha recibido y con el precio que había negociado. No toca el stock: una desviación se resuelve con un abono, no con un apaño contable.»

Plan B de un minuto Si falta tiempo: solo las etapas 1, 4 y 5 —«la falta, la recepción, el control»— en 9 minutos. La aprobación se cuenta en una frase.

10FAQ — preguntas trampa y respuestas preparadas

«¿Cuántos estados tiene un pedido a proveedor?»

Cinco en el ciclo normal —Borrador, Enviado, Confirmado, En curso, Entregado— más Anulado y «Pendiente de aprobación», que solo el motor de aprobación puede fijar. «En curso» y «Entregado» vienen de la recepción, no de un menú.

«¿Se puede modificar un pedido ya enviado?»

No: solo el borrador es modificable. Un pedido pendiente de aprobación puede devolverlo a borrador su solicitante o rechazarlo con motivo el aprobador; un pedido enviado se corrige anulándolo y creándolo de nuevo. Eso es lo que hace que el importe aprobado sea vinculante.

«¿Pueden dos personas recepcionar el mismo pedido?»

No: la recepción la asume una persona a la vez. Un compañero ve el nombre del titular y puede retomarla explícitamente; la retoma queda trazada. Una recepción interrumpida se retoma con las cantidades ya registradas.

«¿Por qué introducir la cantidad recibida en absoluto y no como "+10"?»

Porque un estado constatado se repite sin riesgo: introducir dos veces «recibido 50» no crea 100. Las entradas de stock, en cambio, sí son movimientos sucesivos (40 y luego 10), calculados por el servidor a partir del estado introducido.

«¿La factura actualiza el precio de mi stock?»

Nunca. El stock se valora al precio del pedido en el momento de la recepción (coste medio ponderado). La factura se concilia y sus desviaciones se tratan en el SRM, mediante un abono, una impugnación o una regularización. Un banner lo recuerda en la pantalla de facturas.

«¿Y si el proveedor envía una factura en formato UBL?»

Se rechaza explícitamente en la importación: la aplicación lee Factur-X (XML incorporado en el PDF) y, en su defecto, propone una extracción por IA. La introducción manual sigue siendo siempre posible.

«¿La IA crea la factura por sí sola?»

No. Propone una lectura de los campos, con un distintivo «por verificar» y avisos sobre lo que no ha podido leer. Es el usuario quien relee, corrige y guarda. Nunca se crea nada automáticamente.

«¿Puede un administrador aprobar cualquier pedido?»

No. El aprobador es el que designa la regla (un grupo o un usuario). Tener el permiso de aprobación no basta, y ser administrador tampoco: la aplicación rechaza una decisión tomada por alguien a quien la regla no esperaba.

«¿El PMS gestiona también los pedidos de mis clientes?»

No: los pedidos de clientes, el portal y los catálogos pertenecen al módulo OMS. El PMS es el módulo de compras: pedidos a proveedores, recepciones, facturas de proveedores. Ambos se encuentran en el WMS, que lleva el stock.

«¿Hay una salida contable de las compras?»

Hoy no: la conciliación produce un veredicto y un estado de facturación, no un asiento contable. No prometa una exportación contable de las facturas de proveedores.