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Guida di presentazione — Modulo PMS
Rotture di stock, ordini ai fornitori, approvazione, ricevimento e fatture: il modulo acquisti e il suo legame con SRM e WMS

Tutto ciò che occorre capire e mostrare, spiegato in modo semplice, con esempi reali del database demo (fornitori SHOP-PHARMACIE.FR e UNILEVER, ordini da CF-2026-001 a CF-2026-005, prodotti [MEDIC] e [ALIM]).

Preparato il 05/09/2026 · Ambiente demo: https://app.gse-web.online → organizzazione demo → account demo@gse-web.online · password gse-web.online (credenziali pubbliche, quelle della pagina « Accesso demo » del sito)

📢 Questa guida è liberamente riutilizzabile State preparando una presentazione interna del modulo per i vostri team? Servitevi pure: la sequenza dimostrativa, gli esempi numerici e le risposte alle domande frequenti di questa guida sono a vostra disposizione, senza restrizioni. L'ambiente demo (account demo@gse-web.online, password gse-web.online) è pubblico: potete riprodurvi tutti gli esempi.

1Il PMS in 2 minuti

PMS = Procurement Management System, letteralmente «gestione degli acquisti e degli approvvigionamenti». In GSE-Web è il modulo acquisti: individua ciò che manca, trasforma la mancanza in un ordine fornitore numerato, fa approvare ciò che supera una soglia, riceve la merce creando le entrate di stock, poi riconcilia la fattura con quanto ordinato e ricevuto. La formula da ricordare: il PMS ordina, l'SRM fornisce i prezzi, il ricevimento valorizza lo stock, il controllo verifica.

L'analogia semplice È la lista della spesa che si compila da sola, e lo scontrino spuntato riga per riga. La lista (le rotture di stock) si calcola dallo stock e dalle vostre soglie; l'ordine parte verso il fornitore con i prezzi negoziati; il pacco viene contato all'arrivo (il ricevimento, che crea le entrate di stock); e la fattura viene confrontata con il pacco e con il prezzo concordato (la riconciliazione). Nessuno ribatte nulla da una tappa all'altra.

❌ Prima (senza PMS)

L'ordine sta in una mail, in un post-it o in un foglio di calcolo: nessuno sa se è partito, né quando arriva.
La soglia di riordino è «nella testa» del buyer; la rottura si scopre al momento di prelevare il prodotto.
La consegna finisce a scaffale senza essere contata; l'ordine resta «in corso» per sempre.
La fattura viene pagata senza essere confrontata con quanto ricevuto né con il prezzo negoziato.

✅ Dopo (con PMS)

Le rotture vengono ricalcolate a ogni lettura dallo stock e dalle soglie: la lista non si tiene più a mano.
Ogni ordine ha un numero CF-AAAA-NNNNN, uno stato, un importo calcolato dal server e uno storico.
Oltre un importo che fissate voi, l'ordine attende un'approvazione tracciata prima di partire.
Il ricevimento crea le entrate di stock e fa avanzare lo stato da solo; la fattura viene riconciliata per quantità e prezzo, letta dal PDF Factur-X o tramite IA in seconda battuta.

Dove trovarlo nell'applicazione Nel menu laterale, una sezione dedicata PMS raggruppa 3 voci: Altre tre schermate partecipano al circuito senza stare in questa sezione: WMS → Ricevimenti → Effettuare un ricevimento (la schermata Bolla di ricevimento, che riceve un ordine fornitore), Impostazioni → Approvazione degli acquisti (le regole di soglia) e SRM → Scostamenti di prezzo (dove si consultano gli scostamenti prodotti dalle fatture). Il titolo della sezione porta due badge quando è ripiegata: uno rosso per i prodotti in rottura, uno arancione per quelli da ordinare; la voce «Ordini ai fornitori» conta gli ordini in corso.

La sezione compare solo se l'utente possiede almeno uno dei permessi PMS_SHORTAGES («Creare ordini ai fornitori», apre la gestione delle rotture) o PMS_PURCHASE_ORDERS («Cambiare lo stato degli ordini fornitore», apre ordini e fatture). Un terzo permesso, PMS_PURCHASE_APPROVE («Approvare o rifiutare gli ordini fornitore in attesa»), da solo non basta: l'approvatore è quello designato dalla regola (vedi §4.6).

Disponibilità: il modulo acquisti è un modulo opzionale della v3, attivato per la vostra organizzazione; il listino del sito lo presenta come incluso fin dal primo piano, insieme al WMS. Non dipende dall'SRM: senza contratti negoziati, lavora con l'ultimo prezzo d'acquisto noto.

2Glossario per non addetti

I termini nell'ordine in cui li incontrerai, ciascuno illustrato da un dato reale del database demo (rilevato il 05/09/2026 — il database è condiviso, un altro visitatore può averlo modificato).

Soglie d'ordine (scheda prodotto): Tre impostazioni per prodotto: il limite d'ordine (per magazzino), il limite di stock generale (tutti i magazzini insieme) e il limite massimo d'ordine, che funge da obiettivo di riassortimento: la quantità proposta in un ordine riporta lo stock fino a questo limite, senza mai superarlo. EFFERALGAN-1G: limite d'ordine 12, limite di stock generale 15. DOFX (rilevatore di fumo): limite d'ordine 10, limite di stock generale 15, stock 0.
Stati di un prodotto (da 1 a 4): 1 Rottura 2 Da ordinare 3 Preso in carico 4 Disponibile. Lo stato è ricalcolato a ogni lettura dallo stock e dalle soglie; solo «Da ordinare» e «Preso in carico» sono decisioni umane memorizzate. «Preso in carico» significa: esiste già un ordine per questa mancanza. 2 prodotti in rottura (tra cui DOFX e Colludol Maux de Gorge, stock 0), 22 «da ordinare», 6 «presi in carico» (tra cui Strepsils Citron: 7 a stock per un limite di 10, esiste un ordine).
Fornitore (anagrafica terzi): Un partner con il ruolo «fornitore». Un prodotto può averne più d'uno (multi-sourcing); uno è il fornitore predefinito della scheda. 14 fornitori: SHOP-PHARMACIE.FR, UNILEVER, FACOM, KILOUTOU, KAESER, DARTY-PRO…
Ordine fornitore — CF-AAAA-NNNNN: Il documento d'acquisto: un fornitore, un magazzino di consegna, righe, un importo. Il numero proviene da una sequenza atomica per organizzazione e anno: due persone che creano un ordine nello stesso istante non possono ottenere lo stesso numero. Gli ordini migrati dalla versione precedente conservano il numero d'origine. 5 ordini nel database: da CF-2026-001 a CF-2026-005.
Gli stati di un ordine: Bozza → Inviato → Confermato → In corso → Consegnato, più Annullato (possibile finché l'ordine non è né consegnato né annullato) e In attesa di approvazione, impostato solo dal motore di approvazione. Solo la bozza è modificabile (righe, quantità, prezzi); «In corso» e «Consegnato» sono impostati automaticamente dal ricevimento. Sono i soli sette stati della v3 — l'unica aggiunta rispetto alla versione precedente è «In attesa di approvazione». Due sfumature di percorso: un ordine Inviato può essere ricevuto direttamente, senza passare da «Confermato» (la conferma esplicita del fornitore è facoltativa); e «Annullato» si può impostare da qualsiasi stato non terminale, mai da Consegnato. Da non confondere con lo stato di fatturazione dell'ordine — Non fatturato, Parzialmente fatturato, Fatturato —, un secondo asse, calcolato dalle fatture fornitore riconciliate. CF-2026-003 Bozza (UNILEVER, 3900,13 €) · CF-2026-001 Inviato (UNILEVER, 1877,93 €) · CF-2026-004 In corso (SHOP-PHARMACIE.FR, 248,02 €) · CF-2026-005 Consegnato (SHOP-PHARMACIE.FR, 171,60 €).
Riga d'ordine: Un prodotto, riferimento e descrizione congelati, lo stock al momento dell'ordine, la quantità, il prezzo unitario e la sua fonte (prezzo contrattuale, scaglione, ultimo prezzo, manuale), una data di consegna richiesta per riga, poi la quantità ricevuta e la quantità residua. CF-2026-004: EFFERALGAN-1G 50 × 2,09 €, Doliprane sospensione 2,4 % 20 × 2,81 € (prezzo contrattuale), Gaviscon 12 × 3,74 €, Décontractyl 10 × 4,75 € (prezzo manuale).
Importo calcolato dal server: Il totale è calcolato dal server: somma delle righe arrotondate al centesimo, sconto a piè d'ordine, spese di spedizione a parte. È questo importo, spese di spedizione escluse, che il motore di approvazione confronta con le soglie. CF-2026-004: 248,02 € con 12,50 € di spedizione e 2 % di sconto ordine.
Regola di approvazione (soglie di convalida): Le soglie si definiscono nell'applicazione, nella schermata Impostazioni → Approvazione degli acquisti (sezione riservata agli amministratori), con il pulsante Aggiungi una regola. Una regola contiene: un nome; un importo minimo e un importo massimo (vuoto = senza tetto) che formano lo scaglione [minimo, massimo[; un livello di approvazione (1 = primo) e una priorità per dirimere due regole dello stesso livello; un approvatore, a scelta un gruppo (un gruppo di permessi dell'organizzazione, ad esempio gli amministratori) o un utente nominativo; l'opzione Consenti l'auto-approvazione (se il richiedente fa parte degli approvatori, il suo ordine è approvato d'ufficio — lasciarla disattivata per imporre un secondo sguardo); una finestra di rilevamento del frazionamento in giorni (vuota = disattivata), che segnala all'approvatore gli ordini ravvicinati dello stesso richiedente presso lo stesso fornitore il cui cumulo supera una soglia; e l'interruttore Regola attiva. All'invio, il server confronta l'importo spese escluse dell'ordine con ogni scaglione, livello per livello: più regole a livelli successivi formano una catena (1000 € → un responsabile, 10 000 € → in più la direzione). Zero regole configurate = gli ordini partono senza approvazione, esattamente come prima: la configurazione è l'attivazione. Nessuna regola nel database demo: la schermata mostra «Nessuna regola: gli ordini partono senza approvazione». Creane una durante la demo — minimo 1000 €, livello 1, gruppo approvatore — (vedi §9).
Richiesta di approvazione e decisioni: All'invio di un ordine che supera una soglia, il server congela un'istantanea dell'importo e delle regole, poi apre una richiesta. Ogni decisione — approvata, rifiutata (motivo obbligatorio), auto-approvata, richiamata in bozza — si aggiunge a un registro che nessuno riscrive. Una sola richiesta in sospeso per ordine. Da produrre in demo: inviare CF-2026-003 (3900,13 €) dopo aver creato una regola a 1000 €.
Presa in carico di un ricevimento: Un ricevimento viene registrato da una persona alla volta. Se un collega l'ha già aperto, l'applicazione lo nomina e propone di subentrare — il subentro è tracciato, mai silenzioso. Apri la Bolla di ricevimento di CF-2026-001 in due browser: il secondo vede «Ricevimento già in corso».
Quantità ricevuta (assoluta): Al ricevimento inserisci lo stato constatato di ogni riga («ho ricevuto 40»), non un delta. Ripetere l'inserimento non conta mai due volte. Lo stato segue da solo: almeno una riga parziale → In corso; tutte complete → Consegnato. CF-2026-005: Spasfon 24/24, Synthol 6/6, Biseptine 15/15 → Consegnato.
Suddivisione in lotti: Quando un prodotto deperibile arriva con più date di scadenza, una riga d'ordine si ripartisce su più lotti al ricevimento (pulsante Suddividi in lotti): ogni lotto porta la sua scadenza e la sua quantità. CF-2026-001: 80 confezioni di Thé Vert Genmai da ricevere — un lotto per scadenza.
Avviso di scostamenti al fornitore: Dopo un ricevimento con scostamenti, si può inviare al fornitore una mail riepilogativa — manualmente, solo se ci sono scostamenti, con protezione contro il doppio invio. Ricevi CF-2026-001 con 70 birre invece di 80: compare il pulsante di avviso.
Fattura fornitore: Il documento del fornitore, registrato con il suo numero (mai generato da GSE-Web), collegato a un ordine. Inserita a mano, importata da un PDF Factur-X o letta tramite IA. Non tocca né lo stock né il costo medio ponderato. Nessuna fattura nel database demo: da inserire su CF-2026-005 durante la demo.
Riconciliazione a 3 vie (ordinato / ricevuto / fatturato): Riga per riga, l'applicazione confronta la quantità fatturata con la quantità ricevuta, e il prezzo fatturato con il prezzo contrattuale (se il modulo SRM è attivo). Il verdetto resta su ogni riga, e l'ordine porta uno stato di fatturazione: non fatturato, parzialmente fatturato, fatturato. Fattura 50 × 2,18 € su CF-2026-004 (ordinato a 2,09 €) → scostamento di prezzo +4,31 %, lo stesso esempio della guida SRM.
Factur-X / estrazione IA: Un PDF Factur-X (o ZUGFeRD) incorpora un XML: l'applicazione lo legge in modo deterministico. Altrimenti un'estrazione tramite IA propone i campi, con un badge «da verificare» — nulla viene mai creato automaticamente. Il formato UBL è rifiutato esplicitamente. Prepara un PDF Factur-X di prova per la demo (pulsante Importa un PDF).

3Come si incastrano i dati

Una gerarchia semplice: un fornitore, degli ordini, delle righe, poi ciò che ogni riga produce nello stock e nella contabilità fornitori.

🏢 FornitoreIl terzo: SHOP-PHARMACIE.FR — e-mail per gli ordini, tempi di consegna, eventuali prezzi negoziati (SRM)

🛒 Ordine fornitoreCF-2026-004 — stato In corso, consegna al magazzino [MEDICAMENTS] - P8, 248,02 €, spedizione 12,50 €, sconto 2 %, richiedente, titolare del ricevimento

📄 Riga d'ordineEFFERALGAN-1G — 50 ordinati × 2,09 €, 0 ricevuti, 50 residui, data di consegna richiesta, fonte del prezzo

📦 Entrate di stockCreate dal ricevimento: un'entrata per riga e per lotto, al prezzo della riga → costo medio ponderato del prodotto (modulo WMS)

🧾 Fattura fornitoreCollegata all'ordine: righe fatturate confrontate con le righe ricevute, stato di fatturazione dell'ordine

⚖️ Scostamenti di prezzoGli scostamenti rilevati sulla fattura sono inoltrati a SRM → Scostamenti di prezzo per la decisione (accettare, contestare, regolarizzare)

E intorno a questo albero, 5 satelliti

Rotture — il quadro prodotto × magazzino × ubicazione, con le soglie e lo stato ricalcolato; l'ingresso naturale verso un nuovo ordine.
Regole, richieste e decisioni di approvazione — configurate nelle impostazioni, applicate all'invio, registrate.
Note di seguito e allegati — commenti datati sull'ordine, immagini allegate (massimo 10 MB).
In ordine — le quantità attese per prodotto e per magazzino di consegna, leggibili dal WMS per non ordinare due volte.
Notifiche — richiesta di approvazione inviata agli approvatori, decisione restituita al richiedente, avviso di scostamenti al fornitore.

4Visita guidata schermata per schermata

In ordine didattico: prima la mancanza, poi l'ordine, poi ciò che diventa. Ogni schermata è presentata con il suo scopo, il suo funzionamento, la sottigliezza da menzionare e i dati demo su cui appoggiarsi.

4.1 — «PMS: Gestione delle rotture» (la porta d'ingresso)

A cosa serve: vedere a colpo d'occhio cosa manca o sta per mancare, per magazzino e per fornitore, e trasformare una selezione in ordine fornitore con un gesto.

Come funziona:

I filtri: stato, fornitore, magazzino, e una ricerca libera che ignora gli accenti (riferimento, descrizione, codice a barre, categoria, fornitore, magazzino).
Ogni riga porta il suo badge Rottura, Da ordinare o Preso in carico, lo stock, le soglie, il fornitore e la data dell'ultimo ricevimento. Un tooltip «Fornitori di questo prodotto» elenca le fonti possibili.
Spunta prodotti dello stesso fornitore: il pulsante Crea ordine si attiva (resta disabilitato se i fornitori differiscono).
Una finestra riepiloga le righe con la loro quantità proposta, le spese di spedizione e l'indirizzo di consegna. Alla conferma, l'ordine è creato in Bozza e i prodotti passano a Preso in carico.
Se esiste già una bozza per questo fornitore, l'applicazione lo dice («Ordine … già esistente») invece di crearne una seconda.
Un'esportazione Excel riprende la tabella filtrata.

Sottigliezza anti-errore da menzionare Cambiare uno stato a mano (ad esempio forzare «Disponibile») apre sempre una conferma che elenca le conseguenze — e ricorda che nessuna entrata di stock viene creata da questo gesto. Al ricalcolo successivo, una mancanza reale ricompare: lo stato non è una casella che si spunta per far sparire un problema.

Con i dati demo: 43 righe nel quadro. In rottura: DOFX (rilevatore di fumo, 0 a stock per un limite di 10) e Colludol Maux de Gorge. Presi in carico: Strepsils Citron (7 per un limite di 10), 1664, Thé Vert Genmai, Mini Yop — per loro esistono già ordini UNILEVER e SHOP-PHARMACIE.FR.

4.2 — «Nuovo ordine fornitore» (la magia sul lato prezzi)

A cosa serve: comporre un ordine riga per riga, con il fornitore giusto e il prezzo giusto per ogni prodotto.

Come funziona:

Per ogni riga, il selettore di fornitore mostra in testa una sezione verde «Con prezzo negoziato» quando un contratto SRM copre il prodotto (prezzo + riferimento del contratto).
Il prezzo porta un badge di fonte: ✓ Prezzo contrattuale, ✓ Contratto + scaglione, ⚠ Ultimo prezzo o manuale. Un tocco sul badge apre la cascata di calcolo (vedi la guida SRM, §5).
La quantità ricalcola il prezzo in tempo reale (scaglioni di volume); lo sconto a piè d'ordine e le spese di spedizione si aggiungono nei totali; il magazzino di consegna e una data richiesta per riga si scelgono qui.
Salva = Bozza. Invia = passaggio a Inviato… a meno che si applichi una regola di approvazione: l'applicazione avvisa prima («Questo ordine dovrà essere approvato prima dell'invio») e l'ordine passa a In attesa di approvazione.

Sottigliezza anti-errore da menzionare Le righe non si modificano più una volta lasciata la bozza. Per correggere un ordine inviato, lo si annulla e se ne crea un altro; per correggere un ordine in attesa, il richiedente lo richiama in bozza.

Con i dati demo: apri CF-2026-003 (bozza UNILEVER, 3 righe, 3900,13 €) per mostrare un ordine ancora modificabile; CF-2026-004 mostra righe a prezzo contrattuale e una riga a prezzo manuale fianco a fianco.

4.3 — «PMS: Ordini ai fornitori» (l'elenco e il dettaglio)

L'elenco

Contatori in testa (bozze, inviati, in corso, ricevuti), poi una riga per ordine: numero, fornitore, stato, importo e stato di ricevimento in percentuale. Filtri per stato, fornitore e ricerca. Per un approvatore, un badge «Da approvare» segnala le richieste che lo attendono.

Il dettaglio di un ordine

Intestazione: numero (copiabile), fornitore con accesso alla sua scheda e alle sue fatture, magazzino di consegna, date, indirizzo.
Righe: riferimento, descrizione, quantità ordinata, quantità residua, prezzo, data stimata — colonne a scelta.
Riepilogo: totale delle righe, sconto, spese di spedizione, totale.
Azioni: cambiare lo stato, scaricare il PDF, inviare al fornitore, aggiungere una nota di seguito, allegare un'immagine.
Blocco approvazione (quando esiste una richiesta): livello e regola in corso, approvatore atteso, avviso «Sospetto frazionamento» se ordini ravvicinati presso lo stesso fornitore cumulano oltre la soglia, pulsanti Approva / Rifiuta (motivo obbligatorio, ritorno in bozza) / Richiama in bozza, e lo storico delle decisioni.

La regola da enunciare durante la demo «In corso» e «Consegnato» sono impostati dal ricevimento, non da un menu. Forzare uno stato senza ricevimento fa scattare un avviso: lo stato descrive ciò che è avvenuto fisicamente, non lo sostituisce.

Con i dati demo: 5 ordini, 4 stati diversi; CF-2026-002 porta una nota di seguito; CF-2026-004 (In corso) e CF-2026-005 (Consegnato) sono entrambi SHOP-PHARMACIE.FR.

4.4 — «Bolla di ricevimento» (WMS → Ricevimenti → Effettuare un ricevimento: il ponte verso lo stock)

A cosa serve: contare ciò che arriva, riga per riga, e lasciare che l'applicazione crei le entrate di stock e faccia avanzare l'ordine. Due interfacce: touch, oppure PDA (focus permanente sul lettore, il tasto Invio conferma).

Come funziona:

Scegli o scansiona un ordine ricevibile (Inviato, Confermato o In corso). L'applicazione lo prende in carico per te: un collega che lo apre dopo vede il tuo nome e «Ricevimento già in corso».
Inserisci il numero di bolla di consegna del fornitore (obbligatorio).
Per riga: la quantità ricevuta (assoluta, limitata all'ordinato), la scadenza per un deperibile — con Suddividi in lotti per più date —, l'ubicazione, una nota, delle foto.
Conferma il ricevimento: un riepilogo conta le righe conformi, gli scostamenti, le mancanze, e mostra il tasso di ricevimento.
Effetti immediati: un'entrata di stock per riga e per lotto (al prezzo della riga, quindi nel costo medio ponderato), le quantità ricevute scritte sull'ordine, lo stato impostato automaticamente (In corso se una riga è parziale, Consegnato se tutto è completo), la presa in carico rilasciata. Un avviso di scostamenti può poi partire verso il fornitore.

Sottigliezza anti-errore da menzionare Un ricevimento interrotto si riprende: le quantità già registrate sono precompilate (scadenze, ubicazioni e note non inviate no). E se il magazzino di consegna dell'ordine è introvabile, l'applicazione mostra un avviso e chiede di correggere l'ordine — non sceglie mai un magazzino al posto tuo.

Con i dati demo: CF-2026-001 (Inviato, UNILEVER, magazzino da precisare) è ricevibile: 80 confezioni di 1664 e 80 scatole di Thé Vert Genmai, un deperibile che si presta alla suddivisione in lotti.

4.5 — «Fatture fornitori» (il controllo prima del pagamento)

A cosa serve: registrare la fattura del fornitore e confrontarla, riga per riga, con quanto ricevuto e con il prezzo negoziato — prima di pagare.

Come funziona:

+ → «Nuova fattura fornitore»: fornitore, ordine collegato (senza ordine, la riconciliazione è impossibile), numero stampato dal fornitore, date, totali.
Importa un PDF: se il file è una fattura Factur-X, i campi si riempiono dall'XML incorporato (badge «Fattura elettronica»); altrimenti un'estrazione tramite IA propone una lettura con il badge «da verificare» e i suoi avvisi. Il fornitore è riconosciuto dalla partita IVA poi dal nome, i prodotti dal loro riferimento.
«Riprendi le righe dell'ordine» evita di ribattere; ogni riga si corregge.
Riconcilia: l'applicazione annuncia il numero di righe conformi, di scostamenti di prezzo e di scostamenti di quantità, con un verdetto per riga. Una fattura si contesta; l'ordine passa a «Parzialmente fatturato» o «Fatturato».

Il punto contabile che tutti dimenticano Un banner permanente lo ricorda: la fattura non modifica né lo stock né la valorizzazione (costo medio ponderato). Lo stock è stato valorizzato al prezzo dell'ordine al ricevimento; uno scostamento di prezzo si regola con una nota di credito o una contestazione, mai con una rivalutazione.

Con i dati demo: nessuna fattura nel database. Inseriscine una su CF-2026-005 (Consegnato, 3 righe ricevute per intero, 171,60 €): riconciliazione conforme; poi una seconda con un prezzo modificato per mostrare lo scostamento.

4.6 — «Approvazione degli acquisti» (Impostazioni: chi deve dire sì, e a partire da quanto)

A cosa serve: decidere che oltre un importo, un ordine attende l'accordo di una persona o di un gruppo designato — su uno o più livelli.

Senza regola, la schermata lo annuncia: «Nessuna regola: gli ordini partono senza approvazione». La configurazione è l'attivazione: nulla cambia finché non hai inserito nulla.
Aggiungi una regola: nome, importo minimo, importo massimo (vuoto = senza tetto), livello, priorità, approvatore (un gruppo di permessi o un utente), auto-approvazione consentita o no, finestra di rilevamento del frazionamento in giorni, regola attiva.
Più livelli si concatenano: livello 1 poi livello 2, ciascuno con il suo approvatore.
Eliminare una regola non rompe nulla: le richieste in corso restano approvabili sulla loro istantanea.

Con i dati demo: nessuna regola nel database; è l'occasione per mostrare la schermata vuota e poi crearne una (ad esempio 1000 € → gruppo degli amministratori) davanti al potenziale cliente.

5Dalla rottura di stock all'entrata a magazzino, passo dopo passo

Il meccanismo centrale del modulo sta in quattro tempi: la mancanza viene constatata, l'ordine viene composto ed eventualmente approvato, il ricevimento crea lo stock, la fattura viene verificata. Tre esempi numerici, tratti dal database demo.

Esempio n. 1 — la quantità proposta

Stock attuale

DOFX, magazzino PRINCIPALE

→

Limite d'ordine

soglia del magazzino

→

Stato ricalcolato

Rottura

stock a zero

→

Quantità proposta

limite max − stock

es. 50 − 0 = 50

Il rilevatore di fumo DOFX è a 0 per un limite d'ordine di 10: è in Rottura. Se la sua scheda porta un limite massimo d'ordine (diciamo 50), l'ordine creato dal quadro propone 50 − 0 = 50 unità: la quantità che riporta lo stock al suo livello obiettivo, senza superarlo. Senza limite massimo indicato, la quantità resta da inserire. Una volta creato l'ordine in bozza, il prodotto passa a Preso in carico: nessuno lo riordina per errore.

Esempio n. 2 — la soglia di approvazione

Supponiamo due regole: «livello 1 — a partire da 1000 € → gruppo Buyer» e «livello 2 — a partire da 10 000 € → Direzione», auto-approvazione disattivata.

CF-2026-004, 248,02 €: sotto la prima soglia, parte direttamente in Inviato.
CF-2026-003, 3900,13 € spese escluse: all'invio l'applicazione avvisa, l'ordine passa a In attesa di approvazione, il gruppo Buyer è notificato; un'approvazione → Inviato; un rifiuto (motivo obbligatorio) → ritorno in bozza con un banner rosso «Ordine rifiutato — correggere prima del nuovo invio».
Un ordine da 12 000 € concatena i due livelli: Buyer, poi Direzione.
Due ordini da 800 € presso lo stesso fornitore nella finestra di rilevamento: il secondo porta «Sospetto frazionamento» — l'approvatore decide, l'applicazione non vieta.

Esempio n. 3 — ricevimento in due volte, poi la fattura

CF-2026-004: 50 Efferalgan ordinati a 2,09 €.

Prima consegna: inserisci «ricevuto 40». Effetti: 40 entrate di stock al magazzino [MEDICAMENTS] - P8 a 2,09 € (il costo medio ponderato dell'Efferalgan si muove), quantità residua 10, stato In corso, tasso di ricevimento 80 %.
Seconda consegna: inserisci «ricevuto 50» (lo stato constatato, non «+10»). Effetti: 10 entrate in più, residuo 0, stato Consegnato, presa in carico rilasciata.
La fattura arriva a 50 × 2,18 €. Riconciliazione: quantità conforme (50 fatturati, 50 ricevuti); prezzo fatturato 2,18 € contro 2,09 € del contratto → scostamento di prezzo +4,31 %, inoltrato a SRM → Scostamenti di prezzo dove sarà accettato, contestato o regolarizzato. Se la fattura fosse arrivata tra le due consegne, avrebbe portato anche uno scostamento di quantità (50 fatturati, 40 ricevuti).

Le 2 regole d'oro da ricordare (classiche domande trabocchetto) 1️⃣ Il PMS non scrive mai lo stock da solo. È il ricevimento a creare movimenti del WMS; la fattura non tocca né lo stock né il costo medio ponderato — uno scostamento di prezzo si regola con una nota di credito o una contestazione.
2️⃣ Zero regole di approvazione = nulla cambia. Una regola impostata = un circuito imprescindibile, con istantanea dell'importo e registro delle decisioni: cambiare lo stato a mano non lo aggira.

6Quantità proposta e soglie di approvazione: le regole di decisione

Quantità proposta = limite massimo d'ordine − stock attuale

Approvazione = importo server spese escluse confrontato con gli scaglioni [min, max[, livello per livello

L'importo è quello calcolato dal server al momento dell'invio, congelato nella richiesta: modificare una regola a posteriori non cambia una richiesta in corso.

Illustrazioni

Situazione	Regola applicata	Risultato
DOFX: stock 0, limite max 50	50 − 0	50 proposti
Prodotto: stock 60, limite max 50	50 − 60 < 0	nulla da proporre: l'obiettivo non si supera
Prodotto senza limite max	nessun calcolo	quantità da inserire
CF-2026-004: 248,02 €, regola a partire da 1000 €	sotto la soglia	parte direttamente in Inviato
CF-2026-003: 3900,13 €, regole 1000 € (liv. 1) e 10 000 € (liv. 2)	solo scaglione del livello 1	un'approvazione, poi Inviato
12 000 €, stesse regole	livello 1 poi livello 2	due approvazioni successive
Richiedente membro del gruppo approvatore, auto-approvazione attiva	regola con auto-approvazione	«Auto-approvato», tracciato nel registro
Regola eliminata dopo l'invio	istantanea conservata	la richiesta resta approvabile

Come venderlo in una frase «Il buyer non calcola nulla: l'applicazione propone la quantità che riporta lo stock al suo livello obiettivo, e se l'importo supera quanto avete deciso, l'ordine attende l'accordo della persona giusta — con la traccia di chi ha detto sì, e quando.»

7Il legame con SRM e WMS

Il modulo acquisti non vive da solo: riceve i prezzi dall'SRM, legge soglie e stock nel WMS, e affida al WMS la scrittura delle entrate. Ecco il circuito completo, modulo per modulo.

Tappa del circuito	Modulo	Cosa fa il PMS	Esempio demo
1. La mancanza è constatata	WMS → PMS	Legge stock e soglie prodotto × magazzino, ricalcola lo stato; scrive solo le decisioni «Da ordinare» e «Preso in carico».	DOFX in rottura, Strepsils preso in carico
2. L'ordine è composto	SRM → PMS	Riceve il prezzo negoziato (contratto, scaglione, sconto) e conserva la fonte del prezzo su ogni riga; senza SRM, propone l'ultimo prezzo d'acquisto, segnalato in arancione.	CF-2026-004: righe a prezzo contrattuale e a prezzo manuale
3. L'ordine è approvato	RBAC / Notifiche → PMS	L'approvatore è un gruppo di permessi o un utente; la richiesta è notificata agli approvatori, la decisione al richiedente.	CF-2026-003 dopo la creazione di una regola
4. La merce è ricevuta	PMS → WMS	Il ricevimento crea un'entrata per riga e per lotto, al prezzo della riga (costo medio ponderato); lotti e scadenze sono impostati; lo stato di rottura è ricalcolato.	CF-2026-001: 1664 e Thé Vert da ricevere
5. La qualità è controllata	PMS → Qualità	Un prodotto sotto controllo qualità esige un lotto all'entrata; secondo la politica dell'organizzazione, il lotto nasce «Da controllare» e attende il verdetto prima di uscire.	Deperibili [ALIM] e [MEDIC]
6. La fattura è verificata	PMS → SRM	Riconcilia quantità fatturate e ricevute; controlla il prezzo rispetto al contratto se l'SRM è attivo (altrimenti lo dice esplicitamente); inoltra gli scostamenti a «Scostamenti di prezzo».	Fattura a 2,18 € su CF-2026-004
7. Il fornitore è informato	PMS → Anagrafica terzi / Notifiche	Invio dell'ordine per e-mail, avviso di scostamenti dopo il ricevimento; scheda del fornitore ed elenco delle sue fatture.	SHOP-PHARMACIE.FR, UNILEVER

Da dire durante la demo «Il PMS è il direttore d'orchestra degli acquisti, ma non tocca mai lo stock da solo: chiede al WMS di registrare le entrate, e chiede all'SRM i prezzi. È questo che garantisce che uno stock si muova solo tramite un movimento tracciato, e che un prezzo esca solo da un contratto o da un inserimento consapevole.»

8Il flusso completo in 9 tappe

L'ordine logico d'uso, dall'impostazione delle soglie al saldo della fattura.

Impostare le soglie nelle schede prodottoLimite d'ordine per magazzino, limite di stock generale, limite massimo d'ordine (l'obiettivo di riassortimento).
Leggere «Gestione delle rotture»Filtrare per fornitore o magazzino; gli stati sono già calcolati.
Creare l'ordine dalla selezioneProdotti dello stesso fornitore, quantità proposte, prezzi SRM applicati: l'ordine nasce in bozza, i prodotti passano a «Preso in carico».
InviareInvio diretto, o attesa di approvazione se si applica una regola — l'applicazione avvisa prima.
Approvare, rifiutare o richiamarePoi passare l'ordine a Inviato, e a Confermato all'accordo del fornitore.
RiceverePresa in carico, numero di bolla di consegna, quantità ricevute, lotti e scadenze, foto, conferma.
Lasciare che lo stato seguaIn corso o Consegnato impostato automaticamente; avviso di scostamenti al fornitore se necessario.
Inserire o estrarre la fatturaFactur-X, IA o inserimento; riprendere le righe dell'ordine; riconciliare; contestare se necessario.
Trattare gli scostamenti di prezzo nell'SRMAccettare, contestare, regolarizzare; seguire lo stato di fatturazione dell'ordine.

9Sequenza demo suggerita (~15 min)

Prima di cominciare Apri https://app.gse-web.online, accedi con l'account demo@gse-web.online, password gse-web.online (organizzazione demo) e verifica che la sezione PMS sia nel menu. I riferimenti qui sotto sono stati rilevati il 05/09/2026: il database demo è condiviso, un altro visitatore può averli modificati — dai un'occhiata all'elenco degli ordini prima di cominciare. Prepara un PDF di fattura (Factur-X se possibile) per la tappa 5.

Tappa 1 · Gestione delle rotture — la mancanza si calcola da sola (3 min)

Menu PMS → Gestione delle rotture. Fai leggere i tre colori: DOFX e Colludol in rosso (stock 0), una ventina di righe arancioni, Strepsils Citron in blu (esiste già un ordine).

Filtra sul fornitore SHOP-PHARMACIE.FR, spunta due prodotti [MEDIC] da ordinare, Crea ordine: mostra le quantità proposte e le spese di spedizione, conferma. Torna al quadro: i due prodotti sono diventati blu.

«La lista di ciò che manca si calcola dal vostro stock e dalle vostre soglie; non la tenete più a mano. E appena esiste un ordine, il prodotto cambia colore: nessuno lo ordina due volte.»

Tappa 2 · L'ordine creato — il prezzo viene dal contratto (2 min)

Apri l'ordine appena creato (o CF-2026-004): badge di fonte del prezzo, importo server, sconto e spedizione. Tocca un badge ✓ Prezzo contrattuale per aprire la cascata.

Sulla tua bozza, clicca Invia: senza regola di approvazione, parte direttamente in Inviato.

«Il prezzo non si cerca in un PDF: viene dal contratto negoziato, e l'applicazione vi mostra come è stato calcolato.»

Tappa 3 · Approvazione — oltre la soglia, nulla parte senza accordo (3 min)

Menu Impostazioni → Approvazione degli acquisti: la schermata dice «Nessuna regola». Crea una regola «a partire da 1000 € → livello 1 → gruppo ADMIN».

Apri CF-2026-003 (bozza UNILEVER, 3900,13 €) e Invia: l'anteprima annuncia l'approvazione richiesta, l'ordine passa a In attesa di approvazione. Mostra il blocco livello / approvatore, poi Approva → Inviato. Apri lo storico «Decisioni».

«Oltre la soglia che fissate voi, nulla parte senza un accordo tracciato — e nessuno può aggirarlo cambiando lo stato a mano. Finché non avete impostato una regola, nulla cambia per i vostri team.»

Tappa 4 · Bolla di ricevimento — lo stock diventa vero (4 min)

Menu WMS → Ricevimenti → Effettuare un ricevimento, scegli CF-2026-001 (Inviato, UNILEVER). Inserisci un numero di bolla. Su 1664, ricevi 70 invece di 80; su Thé Vert Genmai, Suddividi in lotti con due scadenze; aggiungi una foto. Conferma il ricevimento: riepilogo, tasso di ricevimento, stato In corso.

Apri la scheda del Thé Vert Genmai in WMS → Elenco prodotti: i due lotti sono lì, con la loro scadenza.

«Contare al ricevimento è l'unico momento in cui lo stock diventa vero. Qui le entrate sono create per voi, al prezzo dell'ordine, lotto per lotto — e l'ordine avanza da solo.»

Tappa 5 · Fatture fornitori — il controllo prima del pagamento (3 min)

Menu PMS → Fatture fornitori, +. Se hai un PDF Factur-X: Importa un PDF e mostra il badge e la precompilazione. Altrimenti collega la fattura a CF-2026-005 (Consegnato), «Riprendi le righe dell'ordine», modifica il prezzo dello Spasfon (3,60 → 3,90 €), salva, Riconcilia: 2 righe conformi, 1 scostamento di prezzo.

Mostra il banner «la fattura non modifica né lo stock né la valorizzazione», poi il link a SRM → Scostamenti di prezzo.

«La fattura è confrontata con ciò che avete ricevuto e con il prezzo che avevate negoziato. Non tocca lo stock: uno scostamento si regola con una nota di credito, non con un pasticcio contabile.»

Piano B in un minuto Se manca il tempo: solo le tappe 1, 4 e 5 — «la mancanza, il ricevimento, il controllo» — in 9 minuti. L'approvazione si racconta in una frase.

10FAQ — domande trabocchetto e risposte pronte

«Quanti stati ha un ordine fornitore?»

Cinque nel ciclo normale — Bozza, Inviato, Confermato, In corso, Consegnato — più Annullato, e «In attesa di approvazione» che solo il motore di approvazione può impostare. «In corso» e «Consegnato» vengono dal ricevimento, non da un menu.

«Si può modificare un ordine già inviato?»

No: solo la bozza è modificabile. Un ordine in attesa di approvazione può essere richiamato in bozza dal richiedente, o rifiutato con motivo dall'approvatore; un ordine inviato si corregge annullandolo e ricreandolo. È questo che rende l'importo approvato opponibile.

«Due persone possono ricevere lo stesso ordine?»

No: il ricevimento è preso in carico da una persona alla volta. Un collega vede il nome del titolare e può subentrare esplicitamente — il subentro è tracciato. Un ricevimento interrotto si riprende con le quantità già registrate.

«Perché inserire la quantità ricevuta in assoluto e non come "+10"?»

Perché uno stato constatato si ripete senza rischio: inserire due volte «ricevuto 50» non crea 100. Le entrate di stock, invece, sono davvero movimenti successivi (40, poi 10), calcolati dal server a partire dallo stato inserito.

«La fattura aggiorna il prezzo del mio stock?»

Mai. Lo stock è valorizzato al prezzo dell'ordine al momento del ricevimento (costo medio ponderato). La fattura è riconciliata e i suoi scostamenti sono trattati nell'SRM — con una nota di credito, una contestazione o una regolarizzazione. Un banner lo ricorda nella schermata delle fatture.

«E se il fornitore invia una fattura in formato UBL?»

È rifiutata esplicitamente all'importazione: l'applicazione legge il Factur-X (XML incorporato nel PDF) e, in mancanza, propone un'estrazione tramite IA. L'inserimento manuale resta sempre possibile.

«L'IA crea la fattura da sola?»

No. Propone una lettura dei campi, con un badge «da verificare» e avvisi su ciò che non ha saputo leggere. È l'utente che rilegge, corregge e salva. Nulla viene mai creato automaticamente.

«Un amministratore può approvare qualsiasi ordine?»

No. L'approvatore è quello designato dalla regola (un gruppo o un utente). Avere il permesso di approvazione non basta, ed essere amministratore nemmeno: l'applicazione rifiuta una decisione presa da qualcuno che la regola non attendeva.

«Il PMS gestisce anche gli ordini dei miei clienti?»

No: gli ordini clienti, il portale e i cataloghi appartengono al modulo OMS. Il PMS è il modulo acquisti — ordini fornitori, ricevimenti, fatture fornitori. I due si incontrano nel WMS, che gestisce lo stock.

«Esiste un'uscita contabile degli acquisti?»

Non oggi: la riconciliazione produce un verdetto e uno stato di fatturazione, non una scrittura contabile. Non promettete un'esportazione contabile delle fatture fornitori.