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Guide de présentation — Module PMS
Ruptures, commandes fournisseurs, approbation, réception et factures : le module achats, et son lien avec le SRM et le WMS

Tout ce qu'il faut comprendre et montrer, expliqué simplement, avec les exemples réels de la base de démonstration (fournisseurs SHOP-PHARMACIE.FR et UNILEVER, commandes CF-2026-001 à CF-2026-005, produits [MEDIC] et [ALIM]).

Préparé le 05/09/2026 · Environnement de démo : https://app.gse-web.online → organisation demo → compte demo@gse-web.online · mot de passe gse-web.online (identifiants publics, ceux de la page « Accès démo » du site)
📢 Ce guide est librement réutilisable Vous préparez une présentation interne du module à vos équipes ? Servez-vous : le déroulé de démonstration, les exemples chiffrés et les réponses aux questions fréquentes de ce guide sont à votre disposition, sans restriction. L'environnement de démonstration (compte demo@gse-web.online, mot de passe gse-web.online) est public — vous pouvez y rejouer tous les exemples.

1Le PMS en 2 minutes

PMS = Procurement Management System, littéralement « gestion des achats et des approvisionnements ». Dans GSE-Web, c'est le module achats : il repère ce qui manque, transforme le manque en commande fournisseur numérotée, fait approuver ce qui dépasse un seuil, réceptionne en créant les entrées de stock, puis rapproche la facture de ce qui a été commandé et reçu. La formule à retenir : le PMS commande, le SRM donne les prix, la réception valorise le stock, le contrôle vérifie.

L'analogie simple C'est la liste de courses qui se remplit toute seule, et le ticket de caisse pointé ligne à ligne. La liste (les ruptures) se calcule depuis le stock et vos seuils ; la commande part au fournisseur avec les prix négociés ; le colis est compté à l'arrivée (la réception, qui crée les entrées de stock) ; et la facture est comparée au colis et au prix convenu (le rapprochement). Personne ne recopie rien d'une étape à l'autre.

❌ Avant (sans PMS)

  • La commande est dans un mail, un post-it ou un tableur : personne ne sait si elle est partie, ni quand elle arrive.
  • Le seuil de réassort est « dans la tête » de l'acheteur ; la rupture se découvre au moment de sortir le produit.
  • La livraison est mise en rayon sans être comptée ; la commande reste « en cours » pour toujours.
  • La facture est payée sans être comparée à ce qui a été reçu ni au prix négocié.

✅ Après (avec PMS)

  • Les ruptures sont recalculées à chaque lecture depuis le stock et les seuils : la liste ne se tient plus à la main.
  • Chaque commande a un numéro CF-AAAA-NNNNN, un statut, un montant calculé par le serveur et un historique.
  • Au-delà d'un montant que vous fixez, la commande attend une approbation tracée avant de partir.
  • La réception crée les entrées de stock et fait avancer le statut toute seule ; la facture est rapprochée quantité et prix, lue depuis le PDF Factur-X ou par IA en secours.
Où le trouver dans l'application ? Dans le menu latéral, une section dédiée PMS regroupe 3 entrées :
⚠️ Gestion des ruptures 🛒 Commandes fournisseurs 🧾 Factures fournisseurs
Trois autres écrans participent au circuit sans être dans cette section : WMS → Réceptions → Faire une réception (l'écran Bon de Réception, qui réceptionne une commande fournisseur), Paramètres → Approbation des achats (les règles de seuil) et SRM → Écarts de prix (où se consultent les écarts produits par les factures). Le titre de la section porte deux badges quand elle est repliée : un rouge pour les produits en rupture, un orange pour ceux à commander ; l'entrée « Commandes fournisseurs » compte les commandes en cours.

La section n'apparaît que si l'utilisateur possède au moins un des droits PMS_SHORTAGES (« Créer des commandes fournisseurs », ouvre la gestion des ruptures) ou PMS_PURCHASE_ORDERS (« Changer le statut des commandes fournisseur », ouvre les commandes et les factures). Un troisième droit, PMS_PURCHASE_APPROVE (« Approuver ou refuser les commandes fournisseurs en attente »), ne suffit pas à lui seul : l'approbateur est celui que désigne la règle (voir §4.6).

Disponibilité : le module achats est un module optionnel de la v3, activé pour votre organisation ; la grille tarifaire du site le présente comme inclus dès le premier forfait, avec le WMS. Il ne dépend pas du SRM : sans contrats négociés, il fonctionne avec le dernier prix d'achat connu.

2Glossaire pour non-initiés

Les termes dans l'ordre où tu les rencontreras, chacun illustré par une donnée réelle de la base démo (relevée le 05/09/2026 — la base est partagée, un autre visiteur a pu la faire évoluer).

Seuils de commande (fiche produit)
Trois réglages par produit : la limite de commande (par magasin), la limite stock général (tous magasins confondus) et la limite de commande maximum, qui sert d'objectif de réapprovisionnement : la quantité proposée dans une commande complète le stock jusqu'à cette limite, sans jamais la dépasser. EFFERALGAN-1G : limite de commande 12, limite stock général 15. DOFX (détecteur de fumée) : limite de commande 10, limite stock général 15, stock 0.
Statuts d'un produit (1 à 4)
1 Rupture 2 À commander 3 Pris en compte 4 En stock. Le statut est recalculé à chaque lecture depuis le stock et les seuils ; seuls « À commander » et « Pris en compte » sont des décisions humaines mémorisées. « Pris en compte » veut dire : une commande existe déjà pour ce manque. 2 produits en rupture (dont DOFX et le Colludol Maux de Gorge, stock 0), 22 « à commander », 6 « pris en compte » (dont Strepsils Citron : 7 en stock pour une limite à 10, une commande existe).
Fournisseur (tiers)
Un partenaire portant le rôle « fournisseur ». Un produit peut en avoir plusieurs (multi-sourcing), l'un est le fournisseur par défaut de la fiche. 14 fournisseurs : SHOP-PHARMACIE.FR, UNILEVER, FACOM, KILOUTOU, KAESER, DARTY-PRO…
Commande fournisseur — CF-AAAA-NNNNN
Le document d'achat : un fournisseur, un magasin de livraison, des lignes, un montant. Le numéro est tiré d'une séquence atomique par organisation et par année : deux personnes qui créent une commande en même temps ne peuvent pas obtenir le même numéro. Les commandes migrées de l'ancienne version gardent leur numéro d'origine. 5 commandes en base : CF-2026-001 à CF-2026-005.
Les statuts d'une commande
Brouillon → Envoyée → Confirmée → En cours → Livrée, plus Annulée (possible tant que la commande n'est ni livrée ni annulée) et En attente d'approbation, posé uniquement par le moteur d'approbation. Seul le brouillon est modifiable (lignes, quantités, prix) ; « En cours » et « Livrée » sont posés automatiquement par la réception. Ce sont les sept seuls statuts de la v3 — le seul ajout depuis l'ancienne version est « En attente d'approbation ». Deux nuances de parcours : une commande Envoyée peut être réceptionnée directement, sans passer par « Confirmée » (l'accord explicite du fournisseur est facultatif) ; et « Annulée » se pose depuis n'importe quel statut non terminal, jamais depuis Livrée. À ne pas confondre avec le statut de facturation de la commande — Non facturée, Partiellement facturée, Facturée —, un second axe, calculé depuis les factures fournisseurs rapprochées. CF-2026-003 Brouillon (UNILEVER, 3 900,13 €) · CF-2026-001 Envoyée (UNILEVER, 1 877,93 €) · CF-2026-004 En cours (SHOP-PHARMACIE.FR, 248,02 €) · CF-2026-005 Livrée (SHOP-PHARMACIE.FR, 171,60 €).
Ligne de commande
Un produit, sa référence et son libellé figés, le stock au moment de la commande, la quantité, le prix unitaire et sa source (tarif contrat, palier, dernier prix, manuel), une date de livraison souhaitée par ligne, puis la quantité reçue et la quantité restante. CF-2026-004 : EFFERALGAN-1G 50 × 2,09 €, Doliprane s/s 2,4 % 20 × 2,81 € (prix contrat), Gaviscon 12 × 3,74 €, Décontractyl 10 × 4,75 € (prix manuel).
Montant serveur
Le total est calculé par le serveur : somme des lignes arrondies au centime, remise de pied de commande, frais de port à part. C'est ce montant, hors frais de port, que le moteur d'approbation compare aux seuils. CF-2026-004 : 248,02 € avec 12,50 € de port et 2 % de remise commande.
Règle d'approbation (seuils de validation)
Les seuils se définissent dans l'application, écran Paramètres → Approbation des achats (section réservée aux administrateurs), bouton Ajouter une règle. Une règle porte : un nom ; un montant plancher et un montant plafond (vide = sans plafond) qui forment le palier [plancher, plafond[ ; un niveau d'approbation (1 = premier) et une priorité pour départager deux règles d'un même niveau ; un approbateur, au choix un groupe (un groupe de droits de l'organisation, par exemple les administrateurs) ou un utilisateur nommé ; l'option Autoriser l'auto-approbation (si le demandeur fait partie des approbateurs, sa commande est approuvée d'office — à laisser désactivée pour imposer un second regard) ; une fenêtre de détection du fractionnement en jours (vide = désactivée), qui signale à l'approbateur les commandes rapprochées du même demandeur chez le même fournisseur dont le cumul franchit un seuil ; et l'interrupteur Règle active. À la soumission, le serveur compare le montant hors frais de port de la commande à chaque palier, niveau par niveau : plusieurs règles à des niveaux successifs forment une chaîne (1 000 € → un responsable, 10 000 € → la direction en plus). Zéro règle configurée = les commandes partent sans approbation, exactement comme avant : la configuration est l'activation. Aucune règle en base démo : l'écran affiche « Aucune règle : les commandes partent sans approbation ». Crée-en une pendant la démo — plancher 1 000 €, niveau 1, groupe approbateur — (voir §9).
Demande d'approbation et décisions
À la soumission d'une commande qui dépasse un seuil, le serveur fige un instantané du montant et des règles, puis ouvre une demande. Chaque décision — approuvée, refusée (motif obligatoire), auto-approuvée, rappelée en brouillon — s'ajoute à un journal que personne ne réécrit. Une seule demande en attente par commande. À produire en démo : soumettre CF-2026-003 (3 900,13 €) après avoir créé une règle à 1 000 €.
Prise en charge d'une réception
Une réception ne se saisit qu'à une personne à la fois. Si un collègue l'a déjà ouverte, l'application le nomme et propose de reprendre — la reprise est tracée, jamais silencieuse. Ouvre le Bon de Réception de CF-2026-001 dans deux navigateurs : le second voit « Réception déjà en cours ».
Quantité reçue (absolue)
À la réception, tu saisis l'état constaté de chaque ligne (« j'ai reçu 40 »), pas un delta. Rejouer la saisie ne compte jamais deux fois. Le statut suit tout seul : au moins une ligne partielle → En cours ; toutes complètes → Livrée. CF-2026-005 : Spasfon 24/24, Synthol 6/6, Biseptine 15/15 → Livrée.
Découpage en lots
Quand un produit périssable arrive avec plusieurs dates limites, une ligne de commande se répartit sur plusieurs lots à la réception (bouton Découper en lot) : chaque lot porte sa DLC et sa quantité. CF-2026-001 : 80 boîtes de Thé Vert Genmai à recevoir — un lot par DLC.
Avis d'écarts au fournisseur
Après une réception qui présente des écarts, un e-mail récapitulatif peut être envoyé au fournisseur — manuellement, seulement s'il y a des écarts, avec une protection contre le double envoi. Réceptionne CF-2026-001 avec 70 bières au lieu de 80 : le bouton d'avis apparaît.
Facture fournisseur
Le document du fournisseur, enregistré avec son numéro (jamais généré par GSE-Web), rattaché à une commande. Saisie à la main, importée depuis un PDF Factur-X, ou lue par IA. Elle ne touche ni au stock, ni au CUMP. Aucune facture en base démo : à saisir sur CF-2026-005 pendant la démo.
Rapprochement 3-way (commandé / reçu / facturé)
Ligne par ligne, l'application compare la quantité facturée à la quantité reçue, et le prix facturé au prix contractuel (si le module SRM est actif). Le verdict est conservé sur chaque ligne, et la commande porte un statut de facturation : non facturée, partiellement facturée, facturée. Facture 50 × 2,18 € sur CF-2026-004 (commandé à 2,09 €) → écart de prix +4,31 %, le même exemple que le guide SRM.
Factur-X / extraction IA
Un PDF Factur-X (ou ZUGFeRD) embarque un XML : l'application le lit de façon déterministe. Sinon, une extraction par IA propose les champs, avec un badge « à vérifier » — rien n'est jamais créé automatiquement. Le format UBL est refusé explicitement. Prépare un PDF Factur-X de test pour la démo (bouton Importer un PDF).

3Comment les données s'emboîtent

Une hiérarchie simple : un fournisseur, des commandes, des lignes, puis ce que chaque ligne produit dans le stock et dans la comptabilité fournisseur.

🏢 FournisseurLe tiers : SHOP-PHARMACIE.FR — e-mail de commande, délai de livraison, éventuels tarifs négociés (SRM)
🛒 Commande fournisseurCF-2026-004 — statut En cours, livraison au magasin [MEDICAMENTS] - P8, 248,02 €, port 12,50 €, remise 2 %, demandeur, détenteur de la réception
📄 Ligne de commandeEFFERALGAN-1G — 50 commandés × 2,09 €, 0 reçu, 50 restants, date de livraison souhaitée, source du prix
📦 Entrées en stockCréées par la réception : une entrée par ligne et par lot, au prix de la ligne → CUMP du produit (module WMS)
🧾 Facture fournisseurRattachée à la commande : lignes facturées comparées aux lignes reçues, statut de facturation de la commande
⚖️ Écarts de prixLes écarts détectés sur la facture sont poussés dans SRM → Écarts de prix pour décision (accepter, contester, régulariser)

Et autour de cet arbre, 5 satellites

  • Ruptures — le tableau produit × magasin × emplacement, avec les seuils et le statut recalculé ; c'est l'entrée naturelle vers une nouvelle commande.
  • Règles, demandes et décisions d'approbation — configurées dans les paramètres, appliquées à la soumission, journalisées.
  • Notes de suivi et pièces jointes — commentaires datés sur la commande, images jointes (10 Mo maximum).
  • En commande — les quantités attendues par produit et par magasin de livraison, lisibles depuis le WMS pour ne pas commander deux fois.
  • Notifications — demande d'approbation envoyée aux approbateurs, décision renvoyée au demandeur, avis d'écarts au fournisseur.

4Visite guidée écran par écran

Dans l'ordre pédagogique : d'abord le manque, puis la commande, puis ce qu'elle devient. Chaque écran est présenté avec son usage, son fonctionnement, la subtilité à mentionner et les données démo sur lesquelles t'appuyer.

4.1 — « PMS : Gestion des ruptures » (la porte d'entrée)

À quoi ça sert : voir d'un coup d'œil ce qui manque ou va manquer, par magasin et par fournisseur, et transformer une sélection en commande fournisseur en un geste.

Comment ça marche :

  1. Les filtres : statut, fournisseur, magasin, et une recherche libre qui ignore les accents (référence, libellé, code-barres, catégorie, fournisseur, magasin).
  2. Chaque ligne porte son badge Rupture, À commander ou Pris en compte, le stock, les seuils, le fournisseur et la date de dernière réception. Une bulle « Fournisseurs de ce produit » liste les sources possibles.
  3. Coche des produits du même fournisseur : le bouton Créer commande s'active (il reste grisé si les fournisseurs diffèrent).
  4. Un dialogue récapitule les lignes avec leur quantité proposée, les frais de port et l'adresse de livraison. À la validation, la commande est créée en Brouillon et les produits passent en Pris en compte.
  5. Si un brouillon existe déjà pour ce fournisseur, l'application le dit (« Commande … déjà existante ») plutôt que d'en créer un second.
  6. Un export Excel reprend le tableau filtré.
Subtilité anti-erreur à mentionner Changer un statut à la main (par exemple forcer « En stock ») ouvre toujours une confirmation qui liste les conséquences — et rappelle qu'aucune entrée en stock n'est créée par ce geste. Au prochain recalcul, un manque réel réapparaît : le statut n'est pas une case qu'on coche pour faire disparaître un problème.

Avec les données démo : 43 lignes au tableau. En rupture : DOFX (détecteur de fumée, 0 en stock pour une limite à 10) et le Colludol Maux de Gorge. Pris en compte : Strepsils Citron (7 pour une limite à 10), 1664, Thé Vert Genmai, Mini Yop — des commandes UNILEVER et SHOP-PHARMACIE.FR existent déjà pour eux.

4.2 — « Nouvelle commande fournisseur » (la magie côté prix)

À quoi ça sert : composer une commande ligne à ligne, avec le bon fournisseur et le bon prix pour chaque produit.

Comment ça marche :

  1. Pour chaque ligne, le sélecteur de fournisseur affiche en tête une section verte « Avec tarif négocié » quand un contrat SRM couvre le produit (prix + référence du contrat).
  2. Le prix porte un badge de source : ✓ Tarif contrat, ✓ Contrat + palier, ⚠ Dernier prix ou manuel. Un tap sur le badge déroule la cascade de calcul (voir le guide SRM, §5).
  3. La quantité recalcule le prix en direct (paliers de volume) ; la remise de pied de commande et les frais de port s'ajoutent dans les totaux ; le magasin de livraison et une date souhaitée par ligne se choisissent ici.
  4. Enregistrer = Brouillon. Soumettre = passage en Envoyée… sauf si une règle d'approbation s'applique : l'application prévient avant (« Cette commande devra être approuvée avant l'envoi ») et la commande passe En attente d'approbation.
Subtilité anti-erreur à mentionner Les lignes ne se modifient plus une fois le brouillon quitté. Pour corriger une commande envoyée, on l'annule et on en crée une autre ; pour corriger une commande en attente, le demandeur la rappelle en brouillon.

Avec les données démo : ouvre CF-2026-003 (brouillon UNILEVER, 3 lignes, 3 900,13 €) pour montrer une commande encore modifiable ; CF-2026-004 montre des lignes à prix contrat et une ligne à prix manuel côte à côte.

4.3 — « PMS : Commandes fournisseurs » (la liste et le détail)

La liste

Des compteurs en tête (brouillons, envoyées, en cours, réceptionnées), puis une ligne par commande : numéro, fournisseur, statut, montant et état de réception en pourcentage. Filtres par statut, fournisseur et recherche. Pour un approbateur, un badge « À approuver » signale les demandes qui l'attendent.

Le détail d'une commande

  1. En-tête : numéro (copiable), fournisseur avec accès à sa fiche et à ses factures, magasin de livraison, dates, adresse.
  2. Lignes : référence, libellé, quantité commandée, quantité restante, prix, date estimée — colonnes au choix.
  3. Récapitulatif : total des lignes, remise, frais de port, total.
  4. Actions : changer le statut, télécharger le PDF, envoyer au fournisseur, ajouter une note de suivi, joindre une image.
  5. Bloc approbation (quand une demande existe) : niveau et règle en cours, approbateur attendu, avertissement « Fractionnement suspecté » si des commandes proches chez le même fournisseur cumulent au-delà du seuil, boutons Approuver / Refuser (motif obligatoire, retour en brouillon) / Rappeler en brouillon, et l'historique des décisions.
La règle à énoncer pendant la démo « En cours » et « Livrée » sont posés par la réception, pas par un menu. Forcer un statut sans réception déclenche un avertissement : le statut décrit ce qui s'est passé physiquement, il ne le remplace pas.

Avec les données démo : 5 commandes, 4 statuts différents ; CF-2026-002 porte une note de suivi ; CF-2026-004 (En cours) et CF-2026-005 (Livrée) sont toutes deux SHOP-PHARMACIE.FR.

4.4 — « Bon de Réception » (WMS → Réceptions → Faire une réception : le pont vers le stock)

À quoi ça sert : compter ce qui arrive, ligne par ligne, et laisser l'application créer les entrées de stock et faire avancer la commande. Deux interfaces : tactile, ou PDA (focus permanent sur la douchette, la touche Entrée valide).

Comment ça marche :

  1. Choisis ou scanne une commande réceptionnable (Envoyée, Confirmée ou En cours). L'application te la prend en charge : un collègue qui l'ouvre ensuite voit ton nom et « Réception déjà en cours ».
  2. Saisis le numéro du bon de livraison du fournisseur (obligatoire).
  3. Par ligne : la quantité reçue (absolue, plafonnée au commandé), la DLC pour un périssable — avec Découper en lot pour plusieurs dates —, l'emplacement, une note, des photos.
  4. Confirmer la réception : un récapitulatif compte les lignes conformes, les écarts, les ruptures, et affiche le taux de réception.
  5. Effets immédiats : une entrée en stock par ligne et par lot (au prix de la ligne, donc dans le CUMP), les quantités reçues écrites sur la commande, le statut posé automatiquement (En cours si une ligne est partielle, Livrée si tout est complet), la prise en charge libérée. Un avis d'écarts peut ensuite partir au fournisseur.
Subtilité anti-erreur à mentionner Une réception interrompue se reprend : les quantités déjà enregistrées sont pré-remplies (les DLC, emplacements et notes non envoyés ne le sont pas). Et si le magasin de livraison de la commande est introuvable, l'application affiche une alerte et demande de corriger la commande — elle ne choisit jamais un magasin à ta place.

Avec les données démo : CF-2026-001 (Envoyée, UNILEVER, magasin à préciser) est réceptionnable : 80 packs de 1664 et 80 boîtes de Thé Vert Genmai, un périssable qui se prête au découpage en lots.

4.5 — « Factures fournisseurs » (le contrôle avant paiement)

À quoi ça sert : enregistrer la facture du fournisseur et la comparer, ligne par ligne, à ce qui a été reçu et au prix négocié — avant de payer.

Comment ça marche :

  1. + → « Nouvelle facture fournisseur » : fournisseur, commande rattachée (sans commande, pas de rapprochement possible), numéro imprimé par le fournisseur, dates, totaux.
  2. Importer un PDF : si le fichier est une facture Factur-X, les champs se remplissent depuis le XML embarqué (badge « Facture électronique ») ; sinon une extraction par IA propose une lecture avec le badge « à vérifier » et ses avertissements. Le fournisseur est reconnu par son numéro de TVA puis par son nom, les produits par leur référence.
  3. « Reprendre les lignes de la commande » évite la ressaisie ; chaque ligne se corrige.
  4. Rapprocher : l'application annonce le nombre de lignes conformes, d'écarts de prix et d'écarts de quantité, avec un verdict par ligne. Une facture se conteste ; la commande passe « Partiellement facturée » ou « Facturée ».
Le point comptable que tout le monde rate Un bandeau permanent le rappelle : la facture ne modifie ni le stock, ni la valorisation (CUMP). Le stock a été valorisé au prix de la commande lors de la réception ; un écart de prix se règle par un avoir ou une contestation, jamais par une reprise de valorisation.

Avec les données démo : aucune facture en base. Saisis-en une sur CF-2026-005 (Livrée, 3 lignes reçues en totalité, 171,60 €) : rapprochement conforme ; puis une seconde avec un prix modifié pour montrer l'écart.

4.6 — « Approbation des achats » (Paramètres : qui doit dire oui, et à partir de combien)

À quoi ça sert : décider qu'au-delà d'un montant, une commande attend l'accord d'une personne ou d'un groupe désigné — en un ou plusieurs niveaux.

  1. Sans règle, l'écran l'annonce : « Aucune règle : les commandes partent sans approbation ». La configuration est l'activation : rien ne change tant que tu n'as rien saisi.
  2. Ajouter une règle : nom, montant plancher, plafond (vide = sans plafond), niveau, priorité, approbateur (un groupe de droits ou un utilisateur), auto-approbation autorisée ou non, fenêtre de détection du fractionnement en jours, règle active.
  3. Plusieurs niveaux s'enchaînent : niveau 1 puis niveau 2, chacun avec son approbateur.
  4. Supprimer une règle ne casse rien : les demandes en cours restent approuvables sur leur instantané.

Avec les données démo : aucune règle en base ; c'est l'occasion de montrer l'écran vide puis d'en créer une (par exemple 1 000 € → groupe des administrateurs) devant le prospect.

5De la rupture à l'entrée en stock, pas à pas

Le mécanisme central du module tient en quatre temps : le manque est constaté, la commande est composée et éventuellement approuvée, la réception crée le stock, la facture est vérifiée. Trois exemples chiffrés, tirés de la base démo.

Exemple n° 1 — la quantité proposée

Stock actuel
0
DOFX, magasin PRINCIPAL
→
Limite de commande
10
seuil du magasin
→
Statut recalculé
Rupture
stock à zéro
→
Quantité proposée
limite max − stock
ex. 50 − 0 = 50

Le détecteur de fumée DOFX est à 0 pour une limite de commande à 10 : il est en Rupture. Si sa fiche porte une limite de commande maximum (disons 50), la commande créée depuis le tableau propose 50 − 0 = 50 unités : la quantité qui remet le stock à son niveau cible, sans le dépasser. Sans limite maximum renseignée, la quantité reste à saisir. Une fois la commande créée en brouillon, le produit passe Pris en compte : personne ne le recommande par erreur.

Exemple n° 2 — le seuil d'approbation

Supposons deux règles : « niveau 1 — à partir de 1 000 € → groupe Acheteurs » et « niveau 2 — à partir de 10 000 € → Direction », auto-approbation désactivée.

Exemple n° 3 — réception en deux fois, puis la facture

CF-2026-004 : 50 Efferalgan commandés à 2,09 €.

  1. Première livraison : tu saisis « reçu 40 ». Effets : 40 entrées en stock au magasin [MEDICAMENTS] - P8 à 2,09 € (le CUMP de l'Efferalgan bouge), quantité restante 10, statut En cours, taux de réception 80 %.
  2. Seconde livraison : tu saisis « reçu 50 » (l'état constaté, pas « +10 »). Effets : 10 entrées supplémentaires, restante 0, statut Livrée, prise en charge libérée.
  3. La facture arrive à 50 × 2,18 €. Rapprochement : quantité conforme (50 facturés, 50 reçus) ; prix facturé 2,18 € contre 2,09 € au contrat → écart de prix +4,31 %, poussé dans SRM → Écarts de prix où il sera accepté, contesté ou régularisé. Si la facture était arrivée entre les deux livraisons, elle aurait aussi porté un écart de quantité (50 facturés, 40 reçus).
Les 2 règles d'or à retenir (questions pièges classiques) 1️⃣ Le PMS n'écrit jamais le stock lui-même. C'est la réception qui crée des mouvements du WMS ; la facture ne touche ni au stock ni au CUMP — un écart de prix se règle par un avoir ou une contestation.
2️⃣ Zéro règle d'approbation = rien ne change. Une règle posée = un circuit incontournable, avec instantané du montant et journal des décisions : changer le statut à la main ne le court-circuite pas.

6Quantité proposée et seuils d'approbation : les règles d'arbitrage

Quantité proposée = limite de commande maximum − stock actuel

Approbation = montant serveur hors port comparé aux paliers [min, max[, niveau par niveau

Le montant est celui calculé par le serveur au moment de la soumission, figé dans la demande : modifier une règle après coup ne change pas une demande en cours.

Illustrations

SituationRègle appliquéeRésultat
DOFX : stock 0, limite max 5050 − 050 proposés
Produit : stock 60, limite max 5050 − 60 < 0rien à proposer : on ne dépasse pas l'objectif
Produit sans limite maxaucun calculquantité à saisir
CF-2026-004 : 248,02 €, règle à partir de 1 000 €sous le seuilpart directement en Envoyée
CF-2026-003 : 3 900,13 €, règles 1 000 € (niv. 1) et 10 000 € (niv. 2)palier du niveau 1 seulementune approbation, puis Envoyée
12 000 €, mêmes règlesniveau 1 puis niveau 2deux approbations successives
Demandeur membre du groupe approbateur, auto-approbation activéerègle avec auto-approbation« Auto-approuvée », tracée dans le journal
Règle supprimée après la soumissioninstantané conservéla demande reste approuvable
Comment le vendre en une phrase « L'acheteur ne calcule rien : l'application propose la quantité qui remet le stock à son niveau cible, et si le montant dépasse ce que vous avez décidé, la commande attend l'accord de la bonne personne — avec la trace de qui a dit oui, et quand. »

7Le lien avec le SRM et le WMS

Le module achats ne vit pas seul : il reçoit ses prix du SRM, lit ses seuils et son stock dans le WMS, et confie au WMS l'écriture des entrées. Voici le circuit complet, module par module.

Étape du circuitModuleCe que fait le PMSExemple démo
1. Le manque est constatéWMS → PMSLit le stock et les seuils produit × magasin, recalcule le statut ; n'écrit que les décisions « À commander » et « Pris en compte ».DOFX en rupture, Strepsils pris en compte
2. La commande est composéeSRM → PMSReçoit le prix négocié (contrat, palier, remise) et garde la source du prix sur chaque ligne ; sans SRM, propose le dernier prix d'achat, signalé en orange.CF-2026-004 : lignes à prix contrat et à prix manuel
3. La commande est approuvéeRBAC / Notifications → PMSL'approbateur est un groupe de droits ou un utilisateur ; la demande est notifiée aux approbateurs, la décision au demandeur.CF-2026-003 après création d'une règle
4. La marchandise est reçuePMS → WMSLa réception crée une entrée par ligne et par lot, au prix de la ligne (CUMP) ; les lots et DLC sont posés ; le statut de rupture est recalculé.CF-2026-001 : 1664 et Thé Vert à recevoir
5. La qualité est contrôléePMS → QualitéUn produit sous contrôle qualité exige un lot à l'entrée ; selon la politique de l'organisation, le lot naît « À contrôler » et attend son verdict avant de sortir.Périssables [ALIM] et [MEDIC]
6. La facture est vérifiéePMS → SRMRapproche quantités facturées et reçues ; contrôle le prix contre le contrat si le SRM est actif (sinon, le dit explicitement) ; pousse les écarts dans « Écarts de prix ».Facture à 2,18 € sur CF-2026-004
7. Le fournisseur est informéPMS → Tiers / NotificationsEnvoi de la commande par e-mail, avis d'écarts après réception ; fiche du fournisseur et liste de ses factures.SHOP-PHARMACIE.FR, UNILEVER
À dire pendant la démo « Le PMS est le chef d'orchestre des achats, mais il ne touche jamais lui-même au stock : il demande au WMS d'enregistrer les entrées, et il demande au SRM les prix. C'est ce qui garantit qu'un stock ne bouge que par un mouvement tracé, et qu'un prix ne sort que d'un contrat ou d'une saisie assumée. »

8Le workflow complet en 9 étapes

L'ordre logique d'utilisation, du réglage des seuils au règlement de la facture.

  1. Régler les seuils sur les fiches produitLimite de commande par magasin, limite stock général, limite de commande maximum (l'objectif de réapprovisionnement).
  2. Lire « Gestion des ruptures »Filtrer par fournisseur ou magasin ; les statuts sont déjà calculés.
  3. Créer la commande depuis la sélectionProduits du même fournisseur, quantités proposées, prix SRM appliqués : la commande naît en brouillon, les produits passent « Pris en compte ».
  4. SoumettreEnvoi direct, ou attente d'approbation si une règle s'applique — l'application prévient avant.
  5. Approuver, refuser ou rappelerPuis passer la commande en Envoyée, et en Confirmée à l'accord du fournisseur.
  6. RéceptionnerPrise en charge, numéro de bon de livraison, quantités reçues, lots et DLC, photos, confirmation.
  7. Laisser le statut suivreEn cours ou Livrée posé automatiquement ; avis d'écarts au fournisseur si besoin.
  8. Saisir ou extraire la factureFactur-X, IA ou saisie ; reprendre les lignes de la commande ; rapprocher ; contester si nécessaire.
  9. Traiter les écarts de prix dans le SRMAccepter, contester, régulariser ; suivre le statut de facturation de la commande.

9Déroulé de démo suggéré (~15 min)

Avant de commencer Ouvre https://app.gse-web.online, connecte-toi avec le compte demo@gse-web.online, mot de passe gse-web.online (organisation demo) et vérifie que la section PMS est bien dans le menu. Les repères ci-dessous ont été relevés le 05/09/2026 : la base de démonstration est partagée, un autre visiteur a pu les faire évoluer — jette un œil à la liste des commandes avant de commencer. Prépare un PDF de facture (Factur-X si possible) pour l'étape 5.
Étape 1 · Gestion des ruptures — le manque se calcule tout seul (3 min)

Menu PMS → Gestion des ruptures. Fais lire les trois couleurs : DOFX et le Colludol en rouge (stock 0), une vingtaine de lignes orange, Strepsils Citron en bleu (une commande existe déjà).

Filtre sur le fournisseur SHOP-PHARMACIE.FR, coche deux produits [MEDIC] à commander, Créer commande : montre les quantités proposées et les frais de port, valide. Retourne au tableau : les deux produits sont passés en bleu.

« La liste de ce qui manque se calcule depuis votre stock et vos seuils ; vous ne la tenez plus à la main. Et dès qu'une commande existe, le produit change de couleur : personne ne le recommande deux fois. »
Étape 2 · La commande créée — le prix vient du contrat (2 min)

Ouvre la commande que tu viens de créer (ou CF-2026-004) : badges de source de prix, montant serveur, remise et port. Tape sur un badge ✓ Tarif contrat pour dérouler la cascade.

Sur ton brouillon, clique Soumettre : sans règle d'approbation, elle part directement en Envoyée.

« Le prix ne se cherche pas dans un PDF : il vient du contrat négocié, et l'application vous montre comment il a été calculé. »
Étape 3 · Approbation — au-delà du seuil, rien ne part sans accord (3 min)

Menu Paramètres → Approbation des achats : l'écran dit « Aucune règle ». Crée une règle « à partir de 1 000 € → niveau 1 → groupe ADMIN ».

Ouvre CF-2026-003 (brouillon UNILEVER, 3 900,13 €) et Soumettre : l'aperçu annonce l'approbation requise, la commande passe En attente d'approbation. Montre le bloc niveau / approbateur, puis Approuver → Envoyée. Ouvre l'historique « Décisions ».

« Au-delà du seuil que vous fixez, rien ne part sans un accord tracé — et personne ne peut le contourner en changeant le statut à la main. Tant que vous n'avez pas posé de règle, rien ne change pour vos équipes. »
Étape 4 · Bon de Réception — le stock devient vrai (4 min)

Menu WMS → Réceptions → Faire une réception, choisis CF-2026-001 (Envoyée, UNILEVER). Saisis un numéro de BL. Sur 1664, reçois 70 au lieu de 80 ; sur Thé Vert Genmai, Découper en lot avec deux DLC ; ajoute une photo. Confirmer la réception : récapitulatif, taux de réception, statut En cours.

Ouvre la fiche du Thé Vert Genmai dans WMS → Liste des produits : les deux lots sont là, avec leur DLC.

« Compter à la réception, c'est le seul moment où le stock devient vrai. Ici, les entrées sont créées pour vous, au prix de la commande, lot par lot — et la commande avance toute seule. »
Étape 5 · Factures fournisseurs — le contrôle avant paiement (3 min)

Menu PMS → Factures fournisseurs, +. Si tu as un PDF Factur-X : Importer un PDF et montre le badge et le préremplissage. Sinon, rattache la facture à CF-2026-005 (Livrée), « Reprendre les lignes de la commande », modifie le prix du Spasfon (3,60 → 3,90 €), enregistre, Rapprocher : 2 lignes conformes, 1 écart de prix.

Montre le bandeau « la facture ne modifie ni le stock ni la valorisation », puis le lien vers SRM → Écarts de prix.

« La facture est comparée à ce que vous avez reçu et au prix que vous aviez négocié. Elle ne touche pas au stock : un écart se règle par un avoir, pas par un bricolage comptable. »
Plan B minute Si le temps manque : étapes 1, 4 et 5 seulement — « le manque, la réception, le contrôle » — en 9 minutes. L'approbation se raconte en une phrase.

10FAQ — questions pièges et réponses prêtes

« Combien de statuts a une commande fournisseur ? »

Cinq dans le cycle normal — Brouillon, Envoyée, Confirmée, En cours, Livrée — plus Annulée, et « En attente d'approbation » que seul le moteur d'approbation peut poser. « En cours » et « Livrée » viennent de la réception, pas d'un menu.

« Peut-on modifier une commande déjà envoyée ? »

Non : seul le brouillon est modifiable. Une commande en attente d'approbation peut être rappelée en brouillon par son demandeur, ou refusée avec motif par l'approbateur ; une commande envoyée se corrige en l'annulant et en la recréant. C'est ce qui rend le montant approuvé opposable.

« Deux personnes peuvent-elles réceptionner la même commande ? »

Non : la réception est prise en charge par une personne à la fois. Un collègue voit le nom du détenteur et peut reprendre explicitement — la reprise est tracée. Une réception interrompue se reprend avec les quantités déjà enregistrées.

« Pourquoi saisir la quantité reçue en absolu et pas en "+10" ? »

Parce qu'un état constaté se rejoue sans risque : saisir deux fois « reçu 50 » ne crée pas 100. Les entrées en stock, elles, sont bien des mouvements successifs (40, puis 10), calculés par le serveur à partir de l'état saisi.

« La facture met-elle à jour le prix de mon stock ? »

Jamais. Le stock est valorisé au prix de la commande au moment de la réception (CUMP). La facture est rapprochée et ses écarts sont traités dans le SRM — par un avoir, une contestation ou une régularisation. Un bandeau le rappelle sur l'écran des factures.

« Et si le fournisseur envoie une facture au format UBL ? »

Elle est refusée explicitement à l'import : l'application lit le Factur-X (XML embarqué dans le PDF) et, à défaut, propose une extraction par IA. La saisie manuelle reste toujours possible.

« L'IA crée-t-elle la facture toute seule ? »

Non. Elle propose une lecture des champs, avec un badge « à vérifier » et des avertissements sur ce qu'elle n'a pas su lire. C'est l'utilisateur qui relit, corrige et enregistre. Rien n'est jamais créé automatiquement.

« Un administrateur peut-il approuver n'importe quelle commande ? »

Non. L'approbateur est celui que désigne la règle (un groupe ou un utilisateur). Porter le droit d'approbation ne suffit pas, et être administrateur non plus : l'application refuse une décision prise par quelqu'un que la règle n'attendait pas.

« Le PMS gère-t-il aussi les commandes de mes clients ? »

Non : les commandes clients, le portail et les catalogues relèvent du module OMS. Le PMS est le module achats — commandes fournisseurs, réceptions, factures fournisseurs. Les deux se rejoignent dans le WMS, qui porte le stock.

« Y a-t-il une sortie comptable des achats ? »

Pas aujourd'hui : le rapprochement produit un verdict et un statut de facturation, pas une écriture comptable. Ne promettez pas d'export comptable des factures fournisseurs.